8 de Abril, 2024

Un proceso de autoevaluación a la medida de Duoc UC

Pablo Carrasco Páez

Pablo Carrasco Páez

Director de Aseguramiento de la Calidad de Duoc UC

11 minutos de lectura

Entre octubre de 2022 y diciembre de 2023, Duoc UC fue protagonista de su autoevaluación como preparación de la acreditación 2024. La autoevaluación fue la primera etapa de este proceso que nos permitió como institución pronunciarnos sobre nuestro propio nivel de desempeño, desde 2017 a la fecha. Entre marzo y diciembre de 2023, la institución implementó un conjunto de mecanismos participativos, cuyo objetivo fue reconocer colectivamente el estado de desarrollo y desempeño de la organización, involucrando a los miembros de la comunidad. Sus resultados se materializaron en el Informe de Autoevaluación Institucional (IAEI), disponible para todos/as los colaboradores/as y estudiantes. [1]

Autoevaluarnos fue un ejercicio de revisión honesta y genuina que nos permitió corroborar que los objetivos que nos hemos establecido como institución, se estén cumpliendo. Expresa también nuestra capacidad para resguardar que el proceso formativo de nuestros/as estudiantes sea pertinente a los requerimientos del mundo laboral y que cumpla con estándares de excelencia que potencien su empleabilidad futura.

Fase 1: Organización interna

Una primera fase contempló la planificación global del proceso de autoevaluación, organización interna y generación de mecanismos de participación y gobernanza. Desarrollada entre octubre y diciembre 2022, estuvo a cargo de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad (DAC) y fue validada por la Dirección Ejecutiva.
En octubre 2022, Duoc UC lanzó y socializó con la comunidad las etapas y mecanismos de participación para el proceso de autoevaluación. Entre el 29 de agosto y el 14 de octubre de 2022, cerca de 800 colaboradores/as, docentes y administrativos/as de todas las sedes, participaron de las jornadas de “Socialización de la estrategia de acreditación 2024”, para luego involucrarse en una ronda de preguntas para resolver dudas e inquietudes. Se trató del primer gran hito de sensibilización del proceso.
El 6 de octubre de 2022, en un trabajo conjunto con la Dirección General de Comunicaciones, se presentó el sitio web “Nos acreditamos contigo, con todo”, espacio que alberga los detalles del proceso de acreditación 2024: descripción, etapas, actividades hito, indicadores relevantes, noticias y documentos descargables para la comunidad de Duoc UC.
El 7 de diciembre de 2022, se publicó el Decreto 24 de Rectoría que crea el Comité de Acreditación, las comisiones de autoevaluación y establece los mecanismos de participación de la comunidad Duoc UC. La coordinación general del proceso recayó en el Director de Aseguramiento de la Calidad.
En términos metodológicos, nos dimos tiempo de diseñar un proceso de levantamiento de información a la medida de Duoc UC, vale decir, que nos permitiera hacer partícipe a todos los estamentos de la comunidad, al mismo tiempo de no descuidar la continuidad operacional de la institución en sus sedes, escuelas, carreras y casa central. Así los diagnósticos participativos fueron la apuesta estratégica y metodológica de Duoc UC para afianzar la capacidad colectiva de la comunidad y de los equipos de trabajo para autoevaluarse. Contemplaron el enfoque de desarrollo de base y permitieron determinar, desde el punto de vista de la comunidad (estudiantes, docentes, administrativos/as, titulados/as y empleadores/as) los problemas, necesidades y propuestas para diseñar soluciones de mejora.

Fase 2: Posicionamiento institucional

De forma paralela a la etapa de organización, Duoc UC activó una fase de Posicionamiento, período para la recopilación de evidencias, información y datos institucionales para construir una línea base de información inicial en los temas de interés, según dimensiones y criterios de acreditación, y que favoreciera el posterior trabajo de las Comisiones y Subcomisiones de Autoevaluación.
Esta fase se desarrolló entre diciembre 2022 y febrero 2023, y estuvo cargo de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad (DAC), con apoyo de la Dirección de Gobierno de Datos y Análisis Institucional, y otras Unidades internas. Se crearon Equipos de Trabajo en Microsoft Teams para cada Subcomisión con la información y datos relevantes que les permitieran iniciar la reflexión.
La autoevaluación fue potenciada con el trabajo de difusión y endomarketing liderado por la Dirección General de Admisión, Comunicación y Extensión. Promovió el trabajo en comunidad de cara a la acreditación, además de visibilizar el proceso de autoevaluación y convocar la participación en los mecanismos de consulta. Se nombraron impulsores de acreditación por sedes, quienes jugaron un papel fundamental en las convocatorias de sus propias comunidades. La autoevaluación fue estimulada mediante un mensaje común y transversal: “Nos acreditamos contigo, con todo. Incorporó la sistematización de acciones de comunicación y marketing a través de las sedes, difundiendo la campaña en las plataformas y medios institucionales, con diferentes voceros/as.
La estrategia de visibilización continua significó difundir el estado de avance de la acreditación en los canales internos en su etapa de autoevaluación (comités y mecanismos) para toda la comunidad y movilizar a sedes e impulsores/as.

Fase 3: Participación

Fue el corazón del proceso participativo. Activamos un análisis del desempeño institucional integral y colectivo en todos los ámbitos de gestión que mandata una acreditación, mediante el despliegue de los mecanismos de participación establecidos para los estamentos de la comunidad Duoc UC, identificando fortalezas, debilidades y oportunidades de mejoramiento continuo.
Esta fase fue desarrollada entre octubre 2022 y noviembre 2023. En coordinación con cada escuela, sede y Unidad central de la institución, trabajamos para garantizar la participación de la comunidad.

Preevaluaciones participativas en las sedes 2022

Los encuentros de autoevaluación se desarrollaron luego de las jornadas de socialización de la estrategia de acreditación. Fueron instancias de conversación en grupos cerrados con estudiantes, docentes, administrativos/as, titulados/as y empleadores/as en cada sede, en modalidad presencial y virtual, guiados por facilitadores/as externos/as, donde se recogieron opiniones y evaluaciones de la comunidad acerca de distintos ámbitos del quehacer de Duoc UC.
Entre el 25 de octubre y el 29 de noviembre 2022, se realizó un total de 67 encuentros participativos, con la presencia de 1.116 estudiantes, docentes y colaboradores/as.

Comisiones y Subcomisiones de Autoevaluación

A partir de la promulgación del decreto, tanto el Comité de Evaluación Institucional como las Comisiones y Subcomisiones de Autoevaluación desarrollaron sus funciones entre el 2 de enero de 2023 y el 31 de diciembre de 2023.
Las Comisiones y Subcomisiones fueron instancias directivas y técnicas de análisis y evaluación, de acuerdo con dimensiones y criterios específicos. Su trabajo fue insumo para el desarrollo del informe de autoevaluación con fines de acreditación. Funcionaron sobre la base de datos e indicadores institucionales, resultados de desempeño de la gestión y conclusiones preliminares de los encuentros participativos ampliados.
La participación en los equipos de trabajo fue estructurada y sistemática durante seis meses. Se conformaron cinco comisiones de autoevaluación desagregadas en 12 subcomisiones, conforme a los ámbitos de gestión que componen los criterios de evaluación.
Cada Comisión fue liderada por un miembro de la Dirección Ejecutiva, de acuerdo con su naturaleza temática y la pertinencia con sus ámbitos de gestión. Los/as líderes nombraron coordinadores/as de subcomisiones que los/as apoyaron en su conducción, manteniendo la responsabilidad última por el éxito de la función encomendada. Las comisiones sesionaron mensualmente, de acuerdo con el estado de avance de las respectivas subcomisiones, revisando parcialmente el trabajo de estas y validando los informes finales.
Por su parte, las subcomisiones trabajaron semanalmente, reuniéndose en promedio ocho sesiones cada una, durante dos meses de funcionamiento. El inicio, desarrollo y cierre de comisiones y subcomisiones se realizó de forma escalonada y progresiva, para cautelar la participación armónica de actores que podrían participar en más de una comisión y subcomisión.
En total, se implementaron 12 Comisiones y Subcomisiones de Autoevaluación con la participación de 120 colaboradores/as directivos y especialistas en más de 75 sesiones híbridas de trabajo que se extendieron escalonadamente por ocho meses.

Encuentros Participativos Ampliados

Estos fueron instancias de conversación en grupos cerrados, guiados por moderadores/as externos/as coordinados por la Dirección de Aseguramiento de la Calidad (DAC), para intercambiar opiniones evaluativas en torno a fortalezas y debilidades de uno o varios temas específicos relacionados con el funcionamiento de Duoc UC. Estos insumos fueron utilizados como base para la elaboración del informe de autoevaluación institucional.
Se desarrollaron 173 encuentros ampliados con una participación de 3.541 personas (1.221 administrativos/as, 1.053 docentes y 1.164 estudiantes).

Escuchas abiertas

Instancias ágiles, interactivas y virtuales de recolección de datos, abiertas a la comunidad Duoc UC, que permitieron recoger impresiones, evaluaciones y valoraciones respecto de temas específicos y entregar resultados agregados. Se aplicó una encuesta en línea con preguntas abiertas cuya participación fue no probabilística, intencionada en torno al desempeño de Duoc UC en diversos ámbitos de su gestión. Su objetivo fue recoger información con alcance masivo digital considerando tres fortalezas y aspectos de mejora en docencia y proceso de formación, gestión de recursos, vinculación con el medio e innovación. Recibimos 1.647 participaciones (394 administrativos/as, 452 docentes y 801 estudiantes).

Medición de Cultura de Calidad

En octubre 2022 y 2023, se aplicó una encuesta para reconocer prácticas y conductas que contribuyen a una cultura de aseguramiento de la calidad de Duoc UC, y diagnosticar la permeabilidad de la estrategia institucional (políticas y normativas) y su relación con el desarrollo de una cultura de calidad. Recibimos la opinión de 5.221 personas en los dos años de aplicación del estudio, entre docentes, estudiantes y administrativos.

Encuesta de Evaluación de Carreras

Esta encuesta se implementa de forma anual desde 2021, durante el mes de mayo. Su objetivo es conocer la opinión de estudiantes de continuidad (segundo año en adelante), docentes (transversales y disciplinares) y directores/as de carrera, respecto de los criterios de evaluación de la calidad definidos por Duoc UC. Los datos 2022 y 2023 nos permitieron capturar la opinión de 48.530 personas, entre estudiantes, docentes y directores/as de carreras.

Priorización de fortalezas y mejoras institucionales

Se trató de una segunda instancia participativa de recolección de datos, interactiva y virtual, abierta a la comunidad Duoc UC. Su objetivo fue priorizar fortalezas y oportunidades de mejora para las cinco dimensiones de acreditación institucional. Cada participante pudo elegir en qué dimensión participar (al menos una) y ordenar de forma descendente, según la prioridad e importancia asignada, cinco fortalezas y cinco oportunidades de mejora.
Esta propuesta de mejora de los/as participantes fue definida a partir de la consulta virtual del primer semestre y de los encuentros participativos realizados en 2022 y 2023. Participaron 5.937 personas (349 administrativos/as, 311 docentes y 5.276 estudiantes).

Encuentro de autoevaluación de titulados/as

En noviembre de 2023 se llevó a cabo un encuentro de autoevaluación institucional con titulados/as de Duoc UC, con la presencia de 173 personas. En esta instancia, se trabajó en dos ejes temáticos: aprendizaje y experiencia formativa y empleo: pertinencia y satisfacción. Para cada uno, se priorizaron fortalezas y mejoras definidas previamente a partir de las propuestas entregadas por el estamento de titulados/as en los encuentros participativos del año.

Fase 4: Consolidación

La última fase del proceso se activó mientras culminaba la etapa participativa, entre agosto 2023 y enero 2024. Consideró la sistematización de información de los encuentros participativos y plataformas de consulta masiva, consolidación de preinformes de subcomisiones y la elaboración del informe final de autoevaluación.
Esta etapa fue un proceso participativo en sí mismo. El programa de revisión y validación contempló la consolidación de versiones preliminares de cada capítulo, presentación de estructura de contenidos según estrategia institucional, criterios y estándares; revisión preliminar de las Unidades institucionales participantes de las comisiones y subcomisiones de autoevaluación: análisis de suficiencia y complemento de datos observados por la DAC; revisión de vicerrectores y directores líderes de las comisiones y miembros del Comité de Acreditación Institucional: análisis de coherencia y consistencia; revisión del rector, vicerrectores y directores centrales para la validación preliminar; edición, recopilación de anexos y evidencias y validación de datos institucionales en coherencia con la Ficha Institucional de Datos; trabajo conjunto con Dirección de Gobierno de Datos y Análisis Institucional; y presentación de Informe de Autoevaluación Institucional, versión final a la Dirección Ejecutiva, que actúa como Comité de Acreditación Institucional.

Alineamiento institucional

Desde el 30 de enero de 2024, fecha de entrega del Informe de Autoevaluación Institucional por parte de Duoc UC a la Comisión Nacional de Acreditación, se desplegó un plan de alineamiento estratégico y comunicacional permanente que se extenderá por todo el primer semestre del año, hasta la visita de la Comisión de Pares Evaluadores.


[1] Columna publicada en el Boletín N°65 del Observatorio Duoc UC.

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