Sabíamos que el 2020 sería un año incierto en muchos frentes, pero pocos creímos que sería por una pandemia y que estaríamos en abril funcionado con la dotación mínima en la Sede, para seguir entregando los servicios a nuestra comunidad educativa, como una sala de computación para los estudiantes, una sala de profesores, y atención en financiamiento.
Dado este contexto, una de las primeras medidas que debimos tomar frente a esta contingencia sanitaria fue migrar 100% nuestros servicios al formato online, para evitar el traslado de nuestros estudiantes y mitigar los focos de contagio, entendiendo de antemano que sería un desafío importante, ya que marzo y abril son meses particularmente agitados en servicios al estudiante, en temas de financiamiento, toma y modificación de ramos, entre otros.
En paralelo a lo anterior, el área de Desarrollo Estudiantil, en conjunto con CETECOM, coordinaron el préstamo de 218 notebooks para estudiantes, mientras 4.014 se adjudicaron el beneficio de datos móviles que otorgó la institución. Esto corresponde a casi el 50% de nuestro alumnado.
Con este escenario es que generamos un servicio de atención virtual de manera de poder continuar otorgándoles los mismos servicios presenciales, donde el usuario es inmediatamente derivado al área responsable de responder su inquietud en un plazo máximo informado de 48 horas hábiles, pero con el compromiso interno de poder hacerlo en 24 horas. A fines de abril hemos recibido más de 700 preguntas, todas con ágil respuesta.
El gran trabajo que los administrativos y docentes están realizando de forma remota se ha traducido en la baja considerable y paulatina de estudiantes en la sede para resolver consultas, llegando a un máximo no superior de diez personas. Esto es un reflejo de la enorme labor que están realizando los colaboradores.
Nuestros esfuerzos también están puestos en mantener un espíritu de comunidad y un foco acogedor entre los colaboradores y docentes. A partir de esa premisa, generamos un plan para mantener vivo el espíritu que nos caracteriza como sede Viña del Mar. Este plan se desarrolla íntegramente vía online y ha permitido estar “más cerca” pese a la distancia física.
Es así como se creó el programa Juntos Somos Comunidad, una producción integral de distintas áreas de la Sede donde se abordan diversas temáticas, como consejos para el uso de herramientas tecnológicas en tiempos de cuarentana, tips sobre gastos en época de crisis económica, los gustos musicales de algún integrante de la Sede o los talentos ocultos de otro; todo producido desde los hogares de cada uno. Un esfuerzo que ha valido la pena, ya que las opiniones positivas y mensajes de cariño han sido tendencia.
Porque también entendemos que la salud mental es particularmente esencial en esta época y que está directamente asociado a la actividad física, dos días a la semana se realizan clases de fitness por Microsoft Teams para nuestros administrativos y docentes, guiados por un profesor del área de Deportes y Actividad Física del área de Desarrollo Estudiantil. A todas luces el resultado ha sido satisfactorio, ejemplificado en que algunos colaboradores incluso han invitado a sus familiares a participar, y esperan con ansias cada entrenamiento.
Han sido dos meses de mucho trabajo y nuevos desafíos, pero queda la satisfacción de que han sido semanas de una tremenda enseñanza para cada uno de los integrantes de la sede Viña del Mar.
Seguramente esta pandemia cambiará varios aspectos en la forma de trabajar, pero lo que no variará nunca es nuestro genuino compromiso con los miles de estudiantes que confiaron su futuro en nosotros y el espíritu de mantener viva la gran comunidad que somos.
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