En los últimos años, la revolución digital y la inmensidad de datos que se recolectan, segundo a segundo en cualquier actividad, ha impactado todas las áreas de nuestra sociedad, y la educación superior por supuesto que no está exento de ello. La toma de decisiones basada en datos ya no es un deseable, sino que es un exigible toda vez que la data que podemos obtener cada vez está más al alcance de la mano. En Duoc UC, con más de 100.000 estudiantes, el desarrollar una estrategia de gobierno de datos ha sido crucial para enfrentar los desafíos de la educación moderna y mejorar la operación institucional1.
El núcleo de la estrategia institucional de gobierno de datos es generar herramientas para la definición, verificación y mejoramiento de la calidad de la información que manejamos. En su política no solo se establece un marco general para la gestión de datos, sino que también asegura la confidencialidad, seguridad y trazabilidad de los mismos. La clave aquí radica en disponer de datos confiables y oportunos que nos permitan conocer y responder a las necesidades de la institución de forma precisa. En este sentido, una gobernanza de datos es más que un sistema técnico; es un principio de gestión que garantiza la coherencia entre los valores de la institución y las decisiones que tomamos diariamente.
El camino por el cual estamos atravesando no ha estado exento de complejidades. Antes, la gestión de datos en nuestra institución era fragmentada, teníamos plataformas independientes, lo que generaba una dificultad a la hora de tener una visión general compartida de manera transversal entre los equipos, aun cuando éramos conocidos por la cantidad de data que procesábamos. Este modelo debíamos evolucionarlo hacia un nuevo y necesario estadio pensando en una institución de nuestro tamaño, donde la data unificada es fundamental para asegurar que las decisiones se tomen con consistencia y alineados a los objetivos institucionales.
La inspiración de la política de gobierno de datos está basada en los principios esenciales como la calidad, la seguridad, la integridad y la trazabilidad de los datos. Entender estos principios se torna fundamental desde una mirada de la sede, dado que la inmensa mayoría de datos se generan en nuestra operación regular, por lo que una buena captura permite un buen tratamiento de la información.
Desde la implementación del área, hemos visto una mejora en la rapidez con la que obtenemos y analizamos la información. Hoy, gran parte de los datos se gestionan a través de paneles de PowerBI, alimentados desde SAP. Esto nos permite tener una actualización constante de los datos sobre todo en aquellos procesos dinámicos que cambian día a día. Sin embargo, todavía enfrentamos desafíos en la visualización de los paneles, ya que no solo buscamos presentar la información de manera clara, sino también contar con herramientas que nos permitan mejorar la gestión a partir de esos datos.
Un aspecto clave es la necesidad de equilibrar la confidencialidad con la capacidad de gestionar grandes volúmenes de datos de manera eficiente. Esto es especialmente importante en una institución como la nuestra, donde la confidencialidad es un pilar en la política de datos, pero al mismo tiempo se requiere acceso a más información para poder movilizar indicadores clave.
El uso de PowerBI ha sido esencial para estandarizar la reportería y hacer que los datos sean más accesibles para los equipos de gestión. Sin embargo, la tecnología por sí sola no basta para impulsar un cambio real. Hemos invertido considerablemente en la capacitación de nuestros equipos, asegurando que cada sede cuente con expertos que puedan interpretar y manejar estos datos de manera efectiva. Esta formación ha permitido que los equipos administrativos y académicos vean el valor de los datos como una herramienta estratégica en lugar de una simple obligación técnica.
Si miramos los desafíos y oportunidades, uno de los mayores retos ha sido cambiar la cultura organizacional para que toda la institución comprenda la importancia de una gestión centralizada y transversal de los datos. Al principio, algunas plataformas no funcionaban correctamente, lo que generó escepticismo en algunas áreas. Sin embargo, con el tiempo, las mejoras tecnológicas y la estabilidad de las plataformas han reforzado la confianza en el sistema, alineando a la comunidad hacia un uso más efectivo y responsable de los datos.
Otro desafío importante ha sido alinear los resultados obtenidos con la forma en que se recogían los datos en el pasado. Para muchas áreas, la transición ha sido significativa, pero los beneficios han sido evidentes. Hoy podemos tomar decisiones más rápidas y basadas en información precisa, lo que ha mejorado no solo la eficiencia operativa, sino también la formulación de políticas que impactan directamente en la calidad educativa y en la experiencia de los estudiantes.
La gobernanza de datos no es solo una herramienta para mejorar la eficiencia administrativa; también tiene un impacto directo en la experiencia de los estudiantes. La capacidad de tomar decisiones basadas en datos nos permite diseñar políticas más efectivas en áreas clave como la mejora de los aprendizajes, el avance curricular y la asignación de recursos. En una institución de nuestro tamaño, la eficiencia en el uso de recursos es crucial, y contar con una base de datos sólida nos permite asignar esos recursos de manera más estratégica y equitativa.
Si bien hemos avanzado mucho en la implementación de esta área, aún queda mucho por hacer. Uno de los próximos pasos es resolver las limitaciones en cuanto al acceso a datos, especialmente en lo que respecta a las restricciones derivadas de la política de privacidad. Además, debemos seguir perfeccionando las visualizaciones de datos, de manera que no solo podamos interpretarlos correctamente, sino también utilizarlos para movilizar indicadores y mejorar la gestión en áreas críticas.
En definitiva, la estrategia y la política de gobierno de datos ha sido un avance significativo para nuestra institución, pero también es un proyecto en evolución. El trabajo que estamos realizando nos permitirá no solo gestionar mejor la información que tenemos, sino también enfocarnos en aquellos datos que realmente importan para mejorar los resultados educativos y operativos. Con una política sólida y un enfoque claro, seguiremos transformando nuestra institución para enfrentar los desafíos del futuro con éxito.
- Columna publicada en el Boletín N°68 del Observatorio Duoc UC. ↩︎
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