Durante 5 meses los alumnos Axel Hernández y Jose Leighton, estudiantes de último año de Ingeniería en Informática, integrantes del CITT, han estado trabajando en un proyecto de Robotic Process Automatic (RPA). ¿Qué es RPA? En términos simples, la automatización de procesos automáticos es el desarrollo que permite imitar lo que haría un colaborador y realizar paso a paso tareas o procesos dentro de la organización en sus sistemas y aplicaciones existentes, al igual que lo haría una persona. Por ejemplo, contestar correos, estructurar información, recolectar datos en una planilla de Excel, interactuar con otros colaboradores a través de los distintos sistemas y plataformas, ingresar datos en sistemas, entre otras funciones.
Para poder desarrollar este robot, se analizó el proceso que efectúa el área de Coordinación Docente, específicamente las labores del seguimiento de la realización de clases que ejecutan los docentes. Esta tarea es encomendada por los asistentes de docencia, quienes revisan en el RAGC (sistema de programación de clases) y realizan la extracción de información en Excel, filtrado, análisis y luego notificación por correos a los docentes que se encuentren con alguna clase en estado no realizada, con el fin de que esta sea recuperada y reprogramada a la brevedad. Esta plataforma, también notifica a directores de carreras y otros integrantes del equipo de gestión docente. Todo este proceso, son tareas repetitivas que consumen la mayor parte del tiempo al equipo de Coordinación Docente, tiempo que se podría utilizar para generar acciones y gestiones de un valor mayor para la operación.
Algunos de los beneficios que tiene la implementación de esta tecnología es reducir los costos, disminuir los errores y requerir de menos horas de trabajo humano, además de escalar la ejecución de actividades, mejorar la eficiencia y la eficacia de los equipos. Por otra parte, permite a los integrantes del equipo realizar otro tipo de tareas de mayor valor estratégico y con impacto significativo.
La automatización de procesos automáticos (RPA) está dando pasos para la transformación digital en las operaciones y está presente en diversas organizaciones. Como llegar a tener procesos más ágiles y más eficientes, los esfuerzo que se hacen en la industria para conformar equipos de alto desempeño, sumado a fuertes inversiones de software y plataformas, es la tendencia cuando hablamos de transformación digital.
Mediante el software de Bluesprim, que utiliza Inteligencia Artificial y Machine Learning, los estudiantes se capacitaron en el uso de esta herramienta. Luego concluidas las capacitaciones, ejecutamos nuestro primer prototipo. Durante 10 semanas, trabajamos en los flujos de la herramienta y el proceso de automatización. En el mes de octubre, realizamos una prueba de demostración donde nuestro robot ingresó, filtró y envío el correo de clases no realizadas, armando además un reporte de notificaciones enviadas a docentes. Actualmente, el proyecto se encuentra en una fase de implementación y esperamos probarlo hasta fines de año.
Nos llena de orgullo que estudiantes de Ingeniería Informática y especialmente miembros del CITT, que tienen en su ADN la búsqueda de la innovación, hayan aprendido, en primer lugar, a desarrollar un robot en una herramienta nueva, ya que el uso de esta tecnología no es contenido de alguna sus asignaturas de la malla curricular.
En segundo lugar, lograr implementar dentro de Duoc UC en un caso de uso, ha sido todo un logro que no es fácil ni sencillo de poder realizar. Estas tecnologías son implementadas en la industria por equipos altamente calificados y que no siempre se puede garantizar el éxito, por lo mismo, desarrollar un piloto en la sede de Viña del Mar que está dando buenos resultados y le da valor a la operación, nos acerca un poco más a la tan anhelada transformación digital.
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