Quizás lo más complejo de internalizar entre los colaboradores, es la cultura del cambio, sobre todo en organizaciones grandes como la nuestra. Debemos mencionar que la transformación digital (TD) comenzó incipientemente en el año 2016.
No cabe duda que implementar una transformación digital en las bibliotecas de Duoc UC, va más allá de un plan estratégico donde se incorporaban herramientas y dispositivos tecnológicos de vanguardia, estamos hablando de un nuevo modelo de trabajo en el que confluyen diferentes estructuras (autoridades, jefes de bibliotecas, docentes, informáticos, personal administrativos, etc.) cada uno de ellos con su propia cultura organizativa y su particular modo de venir realizando sus labores y funciones. Es importante recordar que desarrollar un trabajo cooperativo, requiere de tiempo, esfuerzo y mucha dedicación. Demanda un análisis para entender la forma de trabajo de un grupo específico, sus reacciones, de cómo puede interaccionar de forma más efectiva con otros e integrarse en nuevos entornos de trabajo.
Cuando se trata de analizar la evolución organizativa de las empresas dentro de este proceso de transformación digital, no cabe aplicar un paradigma único para todas, ya que la dimensión de estas y su historia y tradición tienen un impacto significativo en su organización. Por ello, el modelo organizativo de una empresa en fase inicial («startup») es muy diferente del de una empresa más madura. También el tamaño necesariamente introduce refinamientos organizativos y estructuras que son necesarias para poder gobernar de forma eficiente empresas de tamaños medianos o grandes, refinamientos que alcanzan su máxima expresión en las multinacionales que cuentan con decenas o centenares de miles de trabajadores distribuidos por diversas naciones.
Las cuestiones relacionadas con la gestión del cambio que afectan a la transición de las bibliotecas desde un modelo tradicional de servicio transaccional, presencial, rutinario y pasivo hacia uno intangible, virtual de colaboración, que apoye efectivamente el aprendizaje son complejas e implican no solo recursos humanos como materiales.
Para que se produzca esta transición se debe trasmitir una visión clara y convincente de lo que se quiere lograr, cual es el modelo que queremos construir y que finalmente somos capaces de alcanzarlo.
Haciendo una reflexión y mirando hacia atrás, uno de los primeros inconvenientes que debimos resolver fue la adopción de esta visión por parte de nuestros colaboradores, en los cuales pudimos observar actitudes y opiniones que debimos sortear con diferentes estrategias
“Para que cambiar si lo estamos haciendo bien”. Nuestros indicadores nos jugaban en contra y validaban esta postura de no pocos colaboradores. Debíamos hacer que salieran de su zona de confort, movilizarlos presentándoles un nuevo desafío que los impulse a hacer algo diferente. ¿Cuál fue la estrategia?: Actividades de apoyo al aprendizaje: talleres, tutorías. En definitiva, la clave fue hacerlos protagonistas del cambio y brindar conocimiento en tareas de aprendizaje para agregar valor a los servicios entregados en las bibliotecas.
Otra de las barreras que abordamos se refiere a la nivelación de competencias y habilidades para la adopción del cambio de rol en nuestros colaboradores. En este aspecto detectamos brechas en los equipos de cada biblioteca que afectan su potencial de desarrollo, entre ellas:
-Brecha tecnológica; temor a la adopción de tecnología o no saber emplearlas.
-Brecha en conocimientos, carencia de competencias necesarias y equipos desnivelados.
-Brecha actitudinal o de confianza, la cual se evidencia en el dejar que otros lo hagan (no asumir responsabilidades), hasta una no delegación de tareas.
En este ámbito se diseñó un plan de capacitación en conjunto con la Dirección de Personas, que abordó desde los aspectos técnicos, hasta los actitudinales y que se harán permanente para acompañar y potenciar los equipos de las bibliotecas.
Identificamos además otras complejidades que debemos abordar y que impactan en nuestra ruta, focalizados en los siguientes ámbitos.
Recursos humanos
En este ámbito hemos identificado las siguientes oportunidades:
1.- Necesidad de reestructurar los equipos. Definición de un estándar que permita velar la oportuna implementación del nuevo modelo de atención, contar con un nuevo perfil para los colaboradores que permita incorporar las competencias requeridas en este cambio de rol.
2.- Gestión del conocimiento. Necesidad de formación especializada para nuestros colaboradores, considerando las nuevas líneas estratégicas que enfrenta nuestra institución. Donde se hace perentorio capacitar a nuestros profesionales para que tengan las habilidades para desarrollar nuevos servicios que apoyen el modelo, por ejemplo; la investigación aplicada.
3.- Gestión del Talento: propiciar la mejora continua de nuestros colaboradores y cautelando la permanencia de los mejores colaboradores y desarrollar permanentemente capital intelectual del área.
Comunicación.
Finalmente, una línea de trabajo muy importante y vital para este proceso se refiere al aspecto comunicacional que debemos necesariamente mejorar siempre y poder medirlo. La comunicación es clave para que los colaboradores asuman con una actitud positiva el mensaje, y haga realidad el nuevo escenario de las Bibliotecas y los usuarios entiendan y manejen los nuevos servicios o productos de esta transformación. En Comunicación distinguimos dos tipos:
Interna: la cual se informa a los colaboradores del objetivo del plan de trabajo y como este se va a implementar, y como ellos van a ser parte de este proceso de cambio.
Externa: aquella que se informa al público objetivo (estudiantes-docentes) de los servicios, herramientas y productos académicos que las Bibliotecas ofrecen en este nuevo rol (inducciones, capacitaciones, talleres, etc.)
Destacamos en esta reflexión un aspecto muy valorado en nuestras bibliotecas que es la cultura de la innovación como valor principal de nuestro ecosistema y que nos ha movilizado al desarrollo de productos y servicios de información más funcionales, creativos y pertinentes para nuestras comunidades de aprendizaje y que nos permitirá enfrenta nuevos desafíos.
Proyectos emblemáticos de la TD
Son los proyectos base de la trasformación digital:
1 Estantería Abierta: en el plan estratégico anterior se hace mención en el eje infraestructura a que para llevar a cabo la misión del Sistema de Bibliotecas Duoc UC. Las Bibliotecas deben ser concebidas como espacios acogedores, atractivos y flexibles dotados de una adecuada infraestructura para asegurar el acceso a la información y constituirse verdaderos espacios de aprendizajes, que disponga de manera eficaz los servicios, a toda la comunidad académica”. Desde 2010 a la fecha las Bibliotecas fueron pasando de estanterías cerradas a abiertas y consolidando un sentido estético donde se generan espacios de aprendizajes.
2 Sistema de gestión RFID: La tecnología de identificación con radiofrecuencia, más conocida por su sigla en inglés RFID (Radio Frequency Identification) está siendo implementada desde hace unos años en las bibliotecas desde que se cuentan con la modalidad de estanterías abiertas para sus colecciones, ya que permite disponer de data relevante para facilitar la gestión más eficiente de los activos de las bibliotecas. Este proyecto ha permitido la adopción del modelo de estantería abierta, que agiliza los servicios de préstamos y devoluciones de libros, así como optimiza el proceso de inventario en todos los ambientes del recinto. La tecnología RFID permite al bibliotecario invertir su tiempo en atender al usuario, así como controlar de manera pormenorizada y efectiva la colección de libros. Esta tecnología tuvo impacto directo en:
A) Inventarios manuales, a inventarios inalámbricos.
b) Control de acceso, estadísticas de uso de espacios físicos de las bibliotecas.
c)Seguridad de las colecciones.
d)Material perdido, ubicación de libros perdidos en las colecciones.
e) Seguimientos de ejemplares.
3. Digitalización de Bibliografías Obligatorias: consiste en digitalizar los libros de las Bibliografías Obligatorias de los Planes y Programas Instruccionales, los objetivos que impulsaron este proyecto son:
a) Mejorar indicadores de gestión de Cobertura Acreditación.
b) Dar acceso a los estudiantes a las Bibliografías Obligatorias 24 x7.
c)Mejorar el número de copias de y promedio de libros por estudiantes.
d)Disminuir el número de descatalogados e índice de obsolescencia.
e) Bajar los costos asociados a la compra de libros físicos.
f) Consolidar la sustentabilidad de las bibliotecas.
Este proyecto nace gracias a una transferencia tecnológica que generosamente nos brinda las Bibliotecas UC, ya que ellos lo habían implementado recientemente, y luego de un trabajo conjunto se obtuvo un premio a la innovación (transferencia tecnológica) en el Concurso Innova UC 2017).
Ya implementado en nuestras Bibliotecas este tiene un gran impacto en: el uso de los recursos, en el proceso acreditación institucional y de Carreras, así como en la cobertura bibliográfica y en el ahorro a la hora de la confección de los presupuestos. Sin lugar a duda que este proyecto posicionó a la Biblioteca como una unidad sustentable dentro de la organización.
4. Autopréstamo: consiste en disponer de una máquina que ejecute las acciones de préstamo de material bibliográfico en Biblioteca, lo cual involucra la automatización de tareas rutinarias que realizan los colaboradores de las bibliotecas (prestar-renovar-devolver). Esto tiene dos grandes ventajas: la primera es reducir los tiempos de atención de estudiantes, quienes dejaron explícito en una encuesta aplicada su más alta valoración al tiempo que los llevaba sacar en préstamo un libro o simplemente devolverlo. Como segunda variable no menos relevante es que el tiempo que libera a los colaboradores de ejecutar una labor rutinaria de bajo valor académico, por realizar interacciones (atención de estudiantes) donde los asistentes y profesionales de las bibliotecas pueden impactar directamente el proceso de aprendizaje de los estudiantes.
5. Georreferenciación: es el tratamiento de posición física de los libros en las estanterías mediante sistema de geolocalización bien definida en un sistema de coordenadas y datos específicos. Se capturan fotografías de las estanterías y de todo el espacio de la Biblioteca y se arma un proceso de geolocalización que luego se sube al buscador de la biblioteca y ahí el estudiante accede a la ubicación física del libro sin interactuar con personal de biblioteca.
El alumno busca, encuentra y se presta, este pequeño ciclo libera un 40 y 50% del tiempo de un asistente de Biblioteca, tiempo a través del cual la Biblioteca ofrece otros servicios con más valor agregado
6. Código QR: es la incorporación de esta aplicación a los libros ya digitalizados de las bibliografías obligatorias, se seleccionan las de mayor demanda y se procesan vía código QR, luego se pilotean a gran escala y se colocan como autoadhesivos en murallas como; casino, o lugares lejanos de la biblioteca, la idea es ofrecer los textos en los lugares de alto tráfico de estudiantes.
Con esto la Biblioteca llega donde los estudiantes están, y vía smartphone, ellos pueden acceder a los libros de sus asignaturas, este servicio debe renovar constantemente su oferta para que sea siempre atractivo y novedoso.
7. Automatización del uso de las salas de estudio: Las salas de estudio o box de estudio tiene como finalidad ofrecer espacios adaptados a las necesidades de estudio de los usuarios de las bibliotecas dónde estos pueden hacer uso de ellas previa reserva on line, donde pueden elegir sala, día, hora y los accesorios complementarios con dicha acción. El sistema le confirma vía email si su reserva fue ejecutada con éxito, y también vía alerta le avisa 15 minutos antes de su reserva, y puede cancelarla también. La aplicación de Reserva en Línea de salas permite:
-Parametrizar horarios por cada biblioteca.
-Agregar accesorios a la sala (notebooks, plumones, data, etc.).
-Es responsiva para cualquier plataforma y dispositivo móvil.
-Pueden existir 3 tipos de perfiles de staff.
-La autentificación trabaja con LDAP.
-Envío de avisos de correo cuando se realiza la reserva.
9. MAF (Modelo de atención formativo): es un nuevo Modelo de Atención Formativo MAF, orientado a las competencias informacionales y digitales, y que dice relación con una atención personalizada, focalizada de los colaboradores de Biblioteca hacia los estudiantes y docentes que ingresan a la Biblioteca. Son interacciones de oportunidad que invitan al usuario a identificar sus necesidades de información y que Biblioteca pueda hacerse cargo.
Los objetivos del MAF son:
I-brindar competencias informacionales y/o digitales a los estudiantes y docentes, específicamente se refiere a conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas que capacitan a los individuos para reconocer cuándo necesitan información, dónde localizarla, cómo evaluar su idoneidad y darle el uso adecuado de acuerdo con el problema que se les plantea y también al desarrollo de habilidades en el uso de las Tic con fines de formación virtual, de modo que los participar en los modelos tecnológicos abiertos y masivos.
II- Propiciar la autogestión del estudiante que pretende dinamizar el paso del estudiante por la biblioteca dotándole de capacidades y recursos que permitan su autonomía para interactuar con la Biblioteca y sus recursos.
III-Estandarizar procesos y sistematizar con accountability el quehacer formativo de las Bibliotecas. Si bien es cierto que las Bibliotecas siempre han atendido usuarios, hoy eso cambio ya que el producto no necesariamente es un tangible, por ende, no se puede medir. La idea es que cualquier interacción quede registrada para un buen seguimiento. El Modelo de Atención Formativo MAF, está compuesto de tres componentes:
-Interacción/Atención.
-Talleres.
-Capacitación.
Junto con lo anterior y en especial en estos momentos difíciles para el país y el mundo en general, que nos enfrentamos a algo inédito en la historia contemporánea, es que las Bibliotecas Duoc UC ponen a disposición de la comunidad académica diferentes servicios y herramientas on line, lo cual son un apoyo al proceso de enseñanza aprendizaje de nuestros estudiantes en estos duros momentos.
ACCIONES INMEDIATAS PARA EL TELETRABAJO
Gracias a Dios esta realidad no nos pilla desprevenidos. Muy por el contrario, con nuestra vocación al máximo, para poder así poner en práctica al 100% nuestras herramientas, servicios y recursos digitales para que nuestros estudiantes puedan desarrollar su proceso de aprendizaje de la mejor forma posible, desde el ámbito bibliotecológico.
Nuestra reacción fue inmediata y digitalizamos en forma rápida los libros obligatorios de los Programas Transversales y del Programa de Inglés, ya que muchos de nuestros alumnos no alcanzaron a retirar los libros físicos.
Esto ya impactó nuestros indicadores de uso en el mes de marzo, creciendo más de un 100% respecto al mismo mes del año pasado.
Además estamos brindando los siguientes servicios on line:
-Atención de consultas on line para estudiantes y docentes 24 x 7.
-Promoción Uso de Bibliografía Obligatoria y Transversales (libros digitales).
-Acceso y tutorías a Bases de Datos Especializadas por Escuelas.
-Acceso a Guías de Clases por carrera on line.
-Talleres y Tutorías On line.
-Promoción de Formación Integral.
Estaremos atentos y vigilantes para ir mejorando todo lo que esté a nuestro alcance y brindando así más y mejores servicios para nuestros estudiantes.
Frente a este futuro incierto, estamos muy orgullosos del modo en que está respondiendo el sector bibliotecario en Duoc UC y sabemos que tenemos la resiliencia, la creatividad y el sentido de urgencia y servicio para continuar haciendo lo mejor posible para la comunidad académica que confía en nosotros en estos momentos difíciles.
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