Durante el año 2024, la estrategia de Gobierno de Datos y Análisis Institucional de Duoc UC ha logrado importantes avances en su consolidación y madurez, destacándose como un pilar fundamental en el proceso de acreditación institucional y para la transformación digital de la institución y facilitando la toma de decisiones basadas en evidencia.
Este progreso se refleja en la reciente medición de madurez realizada por la consultora experta EY, que posicionó a Duoc UC en un nivel de madurez de 3,3, entre la categoría “Definido” y “Gestionado”. Este resultado indica que hemos establecido estándares claros, con una gestión de procesos de datos definida y una significativa reducción del trabajo manual. Además, reconoce el tránsito hacia un nivel más avanzado en diversos dominios de datos, alcanzando una gestión centralizada en la cual los procesos son cuantificados y controlados de manera eficiente.
Uno de los aspectos más relevantes de este proceso evaluativo es que el 87% de los colaboradores y colaboradorasconsidera que la implementación y adopción del gobierno de datos ha sido exitosa, lo que refuerza el impacto positivo de esta estrategia en el ámbito institucional. Este avance destaca el compromiso de Duoc UC con la mejora continua, la eficiencia operativa y la innovación en la gestión de datos, aspectos clave para fortalecer la toma de decisiones estratégicas basadas en evidencia.
A lo largo del último año, la implementación de diversas iniciativas y acciones contempladas en nuestro Plan de Desarrollo, junto con una firme intención de trabajar de manera coordinada y colaborativa con múltiples áreas centrales, especialmente con los equipos de sede y escuelas, nos han permitido que los avances en la gestión de datos cumplan con los compromisos establecidos. Sin embargo, este progreso también nos enfrenta a nuevos desafíos en el camino hacia la transformación institucional.
- Avances en la gestión y resguardo de datos: Un pilar estratégico para la Institución
Registros Institucionales
Durante este año, logramos avances significativos en el diseño y desarrollo de herramientas específicas para la recolección periódica de datos que, hasta el momento, no estaban integrados en sistemas, plataformas o dispositivos digitales. Estas acciones han abordado una de las principales carencias de nuestras plataformas de registros institucionales, mejorando nuestra capacidad para gestionar y actualizar la información de manera más eficiente. Con estos avances, hemos logrado “descongestionar” la cartera de levantamientos institucionales, pasando de un modelo de recopilación puntual en momentos específicos del año a un modelo de captura continua donde destacan la captura de Declaraciones de Conflictos de Interés de Colaboradores/as, Registro de participaciones en actividades incidencia publica de directivos, declaración de recepción de regalos, registro de reuniones con funcionarios públicos, y registro de actividades académicas en terreno de la escuela de Turismo y Hospitalidad, entre otros.
Esto ha permitido registrar y actualizar la información de forma constante, lo que mejora tanto la precisión como la oportunidad de los datos. Como resultado, los procesos de toma de decisiones se han optimizado, y nuestra institución está mejor preparada para adaptarse a las dinámicas cambiantes al contar con información actualizada en tiempo real, además de estar abierta a las necesidades emergentes de nuestra comunidad.
Resguardo de datos provenientes de levantamientos
En el transcurso del 2024, todos los levantamientos de información (troncales) realizados con estudiantes han sido integrados y resguardados en el Sistema Único de Información, alojado en nuestra infraestructura institucional. Este avance refuerza el principio de que los datos y la información son un activo estratégico para la institución, el cual debe ser protegido, gestionado y almacenado bajo altos estándares de seguridad, confiabilidad y calidad.
Este enfoque no solo garantiza la protección de los datos, sino que también asegura su disponibilidad para ser procesados, analizados y utilizados en distintos momentos y bajo diversas líneas analíticas. De esta manera, habilitamos una gestión más eficiente y aprovechamos al máximo la información existente, optimizando los recursos para la toma de decisiones.
Para alcanzar este objetivo, hemos realizado un riguroso trabajo de modelado, estandarización y diseño de estructuras que facilitan la organización de los datos. Además, se ha desarrollado una documentación detallada que asegura la continuidad operativa y la preservación del conocimiento institucional vinculado al almacenamiento de datos.
Trazabilidad e información histórica
Hace cuatro años, iniciamos un proceso integral de armonización de los instrumentos de captura utilizados en los levantamientos, con el fin de establecer líneas homogéneas de medición y escalas evaluativas. Este esfuerzo ha dado lugar a la definición de indicadores y estándares globales que, más allá de su aplicación a una evaluación específica, garantizan la coherencia y la comparabilidad de los datos recopilados. Gracias a este trabajo, hoy contamos con información histórica y evolutiva, en muchos casos, con hasta cinco series de datos comparables a lo largo del tiempo. Este enfoque nos permite no solo realizar análisis para identificar tendencias, patrones y relaciones de causalidad, sino también evaluar de manera precisa la mejora continua en los procesos y el progreso hacia los objetivos estratégicos de la institución.
El resultado es un sistema de gestión de datos robusto, confiable y accesible a todos los colaboradores administrativos y docentes, que respalda la toma de decisiones basada en evidencia y contribuye al fortalecimiento de la eficiencia y efectividad organizacional.
Estos avances representan un paso importante en nuestra transformación, y seguimos comprometidos con seguir innovando en la gestión de datos para enfrentar los desafíos futuros
- Avances en la mejora de la calidad de los datos: Un paso hacia la excelencia en la gestión de información.
Mejora en la calidad de los datos
Hemos dado pasos significativos en nuestro compromiso con la mejora continua de la calidad de los datos gestionados en Duoc UC, con la implementación de visualizadores de calidad de datos en los dominios gobernados, nos ha permitido monitorear y evaluar en tiempo real la integridad y confiabilidad de la información. Gracias a estas herramientas, los equipos responsables de los dominios de datos han podido realizar revisiones periódicas, con un enfoque particular en el seguimiento y la verificación del avance de los KPIs. Este proceso ha sido clave para identificar inconsistencias, áreas de mejora y oportunidades de optimización. Además, ha fortalecido la capacidad de tomar decisiones informadas y basadas en datos confiables y de alta calidad.
No obstante, el desafío de consolidar la práctica de revisión periódica de la calidad de los datos sigue siendo una prioridad. Para 2025, nos hemos propuesto garantizar que todos los dominios implementen un proceso de revisión continua que mantenga la consistencia y precisión de la información en todo momento. Este compromiso con la calidad de los datos es esencial para respaldar la toma de decisiones estratégicas y optimizar el rendimiento organizacional.
En paralelo, hemos comenzado a trabajar en la creación de prototipos que nos permitirán almacenar y revisar la historia de la medición de calidad de los datos. Este avance es crucial, ya que nos permitirá retroceder en el tiempo y analizar de manera precisa los eventos y avances que han impactado la calidad de nuestros datos. Sin embargo, consideraremos este objetivo cumplido solo cuando implementemos una solución tecnológica definitiva y estandarizada en toda nuestra organización, lo cual marcará el cierre de una etapa clave en nuestra evolución.
Mapeo y levantamiento de diccionarios de datos
A la espera de contar con una herramienta institucional que centralice la gobernanza de los datos, hemos avanzado en la construcción de diccionarios de datos clave para cada dominio. Este trabajo ha sido fundamental para comprender y organizar los datos más relevantes, y ha permitido identificar, en algunos casos, la necesidad de nuevas visualizaciones en los dashboards o paneles de BI, especialmente en los módulos relacionados con la calidad de los datos.
Un ejemplo concreto de este avance es el dominio Colaboradores Administrativos, donde hemos implementado una nueva visualización de la data set “lugar de trabajo”, lo que facilita un análisis más detallado y actualizado de esta información, mejorando la capacidad de tomar decisiones estratégicas y operativas.
Respaldo y acceso a la memoria de la data
Otro avance importante ha sido la estructuración de la recopilación y consolidación de la información declarada al Ministerio de Educación, con el objetivo de garantizar tanto el respaldo institucional como el acceso interno a esta información. Esta acción no solo fortalece la memoria institucional de la Dirección de Gobierno de Datos y Análisis Institucional, sino que también establece una base sólida para cumplir con nuestros compromisos institucionales y para responder de manera eficiente a futuras auditorías.
Además, esta consolidación de datos se ha convertido en una fuente valiosa que nos permite mejorar los procesos de declaraciones ministeriales, así como realizar proyecciones y análisis más precisos. Así, garantizamos que la toma de decisiones esté siempre respaldada por datos históricos fiables y fácilmente accesibles.
En conjunto, estos avances en la gestión de datos nos acercan a la construcción de una estructura de gobernanza sólida y eficiente, que facilita la toma de decisiones estratégicas basadas en información confiable, precisa y accesible en tiempo real. A medida que seguimos optimizando nuestras herramientas y procesos, reafirmamos nuestro compromiso con la mejora continua y con el fortalecimiento de la calidad de nuestros datos, con el objetivo de beneficiar a toda la organización.
- Avances en la estrategia de democratización de datos institucionales: Empoderando a los docentes con información de calidad
Creación de paneles docentes e integración con la estrategia de open data
El 2024 hemos alcanzado un hito significativo en la democratización de los datos en Duoc UC: por primera vez en la historia, hemos incorporado a los y las docentes como una audiencia activa en las visualizaciones de datos. Esto, desde el punto de vista técnico, representó un desafío complejo, pero más allá de la dificultad técnica, es un logro importante porque se percibe como una acción concreta de democratización de datos, alineada con los principios de transparencia, accesibilidad y empoderamiento de nuestros docentes.
La integración de los docentes en la estrategia de Open Data tiene como objetivo permitirles acceder a una plataforma de información que les ofrezca una visión integral de la institución y su rendimiento. A través de los Paneles de Indicadores de rendimiento institucional, los docentes pueden conocer y analizar no solo el desempeño general de la institución, sino también obtener información detallada sobre su propia historia laboral, comparar sus resultados con sus pares a través del Panel Mira Docente, y participar activamente en el modelo de Progresión Estudiantil, a través del Panel de Gestión del Aula, donde se les proporciona información relevante sobre el perfil de los estudiantes en las asignaturas que dictarán, el avance en su progresión académica, los beneficios estudiantiles disponibles, y los mecanismos de apoyo para ajustar las estrategias pedagógicas en el aula. Esto no solo dota a los y las docentes de información valiosa para optimizar su labor educativa, sino que también los capacita para tomar decisiones más informadas que favorezcan el aprendizaje y el bienestar de los estudiantes.
Enfoque estratégico de la democratización de datos
La estrategia de democratización de datos se encuentra alineada con nuestro Plan de Desarrollo Institucional, específicamente en tres de los cinco objetivos principales, y en particular con tres iniciativas clave: (1) Instalación de Gobierno de Datos Institucional: Apoya la creación de una cultura digital innovadora y participativa, (2) Fortalecimiento de los mecanismos de acompañamiento y progresión estudiantil: Aumenta la progresión, titulación y empleabilidad de los estudiantes, y (3) Fortalecimiento de la docencia: Mejora la experiencia de aprendizaje de los estudiantes mediante el uso eficiente de datos.
Esta estrategia tiene un foco democratizante porque busca empoderar a los docentes con datos e información institucional accesible y comprensible, permitiéndoles mejorar su práctica educativa a través de herramientas específicas de visualización. Los docentes pueden desarrollar al menos cuatro competencias clave asociadas a la gestión de la información y herramientas digitales, tales como mayor flexibilidad y adaptación en entornos educativos, mayor interés y preocupación por el bienestar de los estudiantes, fomento del autoaprendizaje permanente y el dominio de las tendencias educativas y mejora continua en la toma de decisiones pedagógicas basada en datos.
Transformando la cultura institucional y garantizando la seguridad de los datos
El fin de esta estrategia es transformar nuestra cultura institucional para que los y las docentes no solo tengan acceso a la información relevante y oportuna que necesitan para su labor, sino que también puedan tomar decisiones informadas y contextualizadas en el proceso de enseñanza y aprendizaje. Esto se logra mediante un Sistema Único de Datos e Información, que garantiza la calidad, integridad, consistencia y coherencia de los datos, mientras asegura su protección conforme a las normativas de seguridad y privacidad de datos personales.
El tratamiento de datos e información debe cumplir con estrictos estándares de privacidad, confidencialidad y seguridad, especialmente con la entrada en vigor de nuevos marcos normativos de protección de datos, lo que implica una responsabilidad compartida por parte de todos los actores institucionales, desde la administración hasta los docentes.
Condiciones de acceso y uso responsable de los datos
Para garantizar el uso adecuado de los datos, hemos establecido condiciones claras de acceso a la información, controladas por roles y perfiles específicos según cargo, funciones y responsabilidades. Estas condiciones incluyen la protección de la confidencialidad: mediante protocolos y mecanismos de traspaso seguro de datos, asegura la privacidad de la información, evitando la exposición no autorizada, y la corresponsabilidad institucional: donde todos los colaboradores/as, tanto administrativos como docentes, tienen un rol activo en la gestión, resguardo y uso responsable de los datos. Esto se refuerza a través de políticas internas, reglamentos, códigos de ética y protocolos de seguridad.
Este avance en la democratización de datos no solo representa un paso hacia una mayor transparencia y participación, sino que también posiciona a Duoc UC como un referente en la utilización de datos para potenciar la calidad educativa. Este es solo el comienzo de un camino hacia una gestión educativa más ágil, informada y centrada en el estudiante. Seguimos comprometidos con transformar nuestra cultura institucional, garantizando que todos los actores tengan acceso a datos de calidad, seguros y relevantes para tomar decisiones estratégicas que impacten positivamente en la formación integral de nuestros estudiantes.
- Avances en la implementación y concientización sobre la nueva Ley de Protección de Datos.
Protección de Datos: Desafíos y avances en la implementación de la nueva normativa
La protección de datos personales en Chile representa hoy un desafío importante para las organizaciones, y Duoc UC no está exento de esta realidad. Desde hace más de un año, hemos iniciado un proceso de implementación de una gobernanza efectiva que no solo busca cumplir con la nueva normativa, sino también mejorar la calidad de los datos y la seguridad, pilares fundamentales para resguardar la confidencialidad y privacidad de la información.
Para abordar estos desafíos, hemos diseñado una estrategia basada en tres pilares fundamentales:
- Pilar tecnológico: En este ámbito, hemos centrado nuestros esfuerzos en instalar mecanismos de seguridad y dispositivos técnicos adecuados, colaborando estrechamente con el equipo de Servicios Digitales para implementar tecnologías que respondan a nuestras necesidades de protección.
- Pilar normativo: en conjunto con la Dirección Jurídica y Dirección de Cumplimiento hemos trabajado en la interpretación y aplicación de la nueva legislación que ha sido clave en nuestra estrategia. Es así como, fruto de este trabajo y en aplicación del marco interpretativo consensuado incluimos cláusulas de protección, confidencialidad y tratamiento de datos en los contratos con estudiantes, proveedores y terceros que gestionan datos personales; publicamos la política de clasificación de datos; reforzamos el cumplimiento de protocolos para la transferencia de información a terceros, y estamos definiendo la política de tratamiento de datos y el registro de actividades relacionadas con la gestión de datos personales.
- Pilar cultural: La seguridad de los datos no depende únicamente de la tecnología o las normativas, sino también de las prácticas cotidianas de las personas que gestionan los datos. Se estima que el 80% de las vulnerabilidades en seguridad de datos se originan en las acciones humanas dentro del flujo de seguridad de la información. Por ello, en 2024 comenzamos un proceso de sensibilización con más de 20 jornadas realizadas en diversas sedes y la Casa Central, en las que se difundieron las modificaciones normativas internas y se promovió una reflexión sobre nuestro nivel de preparación para el cumplimiento de la normativa. También se identificaron riesgos y se visibilizaron estrategias de mitigación que formarán parte del modelo de prevención para el tratamiento de datos personales en 2025.
En este proceso, ha sido crucial resaltar la responsabilidad de nuestros colaboradores/as en el manejo confidencial de los datos, especialmente en lo relativo al consentimiento explícito de los titulares para el uso de datos sensibles. Este aspecto cobra particular relevancia cuando se trata de personas menores de edad y de datos sensibles, como los relacionados con discapacidades, condiciones socioeconómicas, biometría e información financiera.
Habilitantes para el uso de la inteligencia artificial (IA)
El futuro de la inteligencia artificial (IA) en la Educación Superior Técnico Profesional, desde la gobernanza de los datos y la protección de la información, no solo es prometedor, sino que también enfrenta desafíos inmediatos. La IA está transformando la educación superior, haciendo los procesos de enseñanza y aprendizaje más accesibles y personalizados. Sin embargo, es esencial que esta tecnología se diseñe de manera que maximice los beneficios para los estudiantes, minimizando al mismo tiempo los riesgos asociados con la privacidad y la seguridad de los datos, siempre respetando los derechos y libertades de las personas.
Para ello, Duoc UC ha creado y adoptado un enfoque integral de gobernanza de datos que equilibra la innovación tecnológica con la protección de los derechos de las personas. La gobernanza de los datos en el contexto educativo de Duoc UC tiene como objetivo asegurar que la IA se base en información precisa, actualizada y de alta calidad. Además, de establecer marcos regulatorios internos que definan claramente la propiedad de los datos, el acceso y las decisiones sobre su uso.
En este sentido, la adopción de buenas prácticas en la gestión de datos será crucial, e incluye la implementación de políticas claras sobre el acceso a la información, su uso adecuado, y las medidas de seguridad para garantizar su protección a lo largo del tiempo. Así como también, la inclusión de decisiones éticas sobre el uso de los datos, el fortalecimiento de mecanismos de encriptación, la aplicación de consentimientos explícitos y la promoción de la transparencia en el uso de tecnologías.
En la Dirección General de Gobierno de Datos e Análisis Institucional (DGDAI) tenemos claridad del rol habilitante para el uso futuro de la IA en la institución considerando la política de lineamientos generales de IA para Duoc UC recientemente publicada, por lo que esperamos durante este 2025 contribuir significativamente al diseño de políticas y prácticas que maximicen los beneficios para los estudiantes, mientras minimizamos los riesgos relacionados con la privacidad y la seguridad de los datos.
Nuestro compromiso es continuar con la adopción de un enfoque integral de gobernanza de datos, equilibrando innovación y protección, con el fin de garantizar que los avances tecnológicos apoyen el desarrollo académico y profesional de los estudiantes, sin comprometer sus derechos.
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