En los últimos años nos hemos visto enfrentados a múltiples avances en ciencia y tecnología que sin duda han permeado y desafiado a las instituciones de educación en adecuar, transformar y actualizar de manera ágil la oferta educativa y la gestión académica. Estos cambios han tocado a fondo a las instituciones[1].
Hoy más que nunca las organizaciones tienen diversos requerimientos de datos e información para producir conocimiento y potenciar su crecimiento, y Duoc UC no ha estado exento de este desafío. Para responder no solo hemos hecho una declaración de buenas intenciones al expresar que esperamos transformarnos en una institución “data driven” que sea capaz de tomar decisiones basadas en evidencia, sino que también nos encargamos de diseñar e instalar la estrategia de Gobierno de Datos, que paso a paso, nos permitirá transformarnos no solo desde lo tecnológico, la estructura y los procesos, sino también desde lo cultural, modificando nuestras prácticas diarias y cotidianas en el uso y análisis de datos e información.
La creación de la estrategia de gobierno de datos tiene como objetivo crear un entorno más eficiente al momento de tomar decisiones y la mejora de procesos internos, no perdiendo de vista que nuestros estudiantes están en el centro, donde es fundamental el conocimiento de ellos para lograr tomar decisiones asertivas, contextualizadas y empáticas que generen beneficios en nuestros estudiantes. Con esto es de suma importancia la integración de los datos, información y democratización de esta en todos los niveles de la organización.
Al reconocer que los Datos para Duoc UC son un activo institucional que debemos proteger y gestionar, nos damos cuenta que la gestión de los datos es un elemento imprescindible a la hora avanzar. Pero para hacer esto posible, debemos todos y todas de manera colaborativa, trabajar en varios frentes:
a) Primero en la consolidación del sistema único de información que sea capaz de integrar todas las fuentes de datos que son necesarias para que tomemos decisiones, en todos los ámbitos de nuestra organización. Con esto no solo nos referimos a sacar un mejor provecho del ecosistema tecnológico hoy disponible (plataformas, sistemas y aplicativos) sino también, al cómo somos capaces de visualizar el uso de otras fuentes como, por ejemplo: datos públicos disponibles, las redes sociales y otros mecanismos de captura de datos como encuestas, sondeos, y estrategias de recolección de información que nos ayuden a comprender y profundizar.
b) Segundo, es importante notar que no cualquier información o dato nos sirve, sino que debemos procurar utilizar aquellos en los que confiemos por su calidad, y de los que seamos capaces responsablemente de resguardar la confidencialidad, tratándolos con la seguridad y protección que hoy nos exige la normativa.
c) Tercero, que debemos ser capaces de propiciar generar espacios de análisis y reflexión, que en base a la definición de estándares conocidos y consensuados por todos y todas resguardemos la integridad, precisión y robustez de los datos que utilizaremos para decidir.
d)Y, por último, al utilizar los datos y la información, lo hagamos institucionalmente de manera articulada, sintonizada y socializada.
Para avanzar necesitamos generar estos acuerdos, documentarlos en políticas, procesos y procedimientos, pero se requiere progresivamente desarrollar prácticas, cambiar la forma en que hemos venido haciendo las cosas, desafiándonos en lograr que la gestión de datos se viva en la cotidianeidad de nuestra comunidad educativa de manera natural, y eso es lo que más tiempo toma porque, entre otras cosas, requiere demostrar que, haciendo las cosas de manera diferente, se logran mejores resultados con menos esfuerzos, se agrega valor y optimizamos.
De ahí que este cambio es progresivo y es cultural. Estamos convencidos que necesitamos reducir el esfuerzo de los equipos para conseguir los datos e información que se necesitan para gestionar, y esto implica poner en marcha nuevas prácticas y formas de relacionarnos para generar sinergias entre quienes necesitan datos e información, con quienes la producen, la analiza y con esto agilizar los canales para permitir que esté disponible de manera oportuna, y eso requiere también, mejorar nuestra capacidad institucional de escucha y comprensión, adquirir nuevas herramientas tecnológicas y establecer canales de comunicación constante para la mejora continua. Hemos avanzado hoy en democratizar el acceso a datos e información, utilizando tecnología, hemos instalando una nueva herramienta de visualización (Power Bi) donde toda la comunidad de colaboradores hoy puede observar el desempeño de indicadores institucionales y visualizar diversas fuentes de información, y en el corto plazo permitirá a todos quienes lo requieran acceder a los datos para analizar información a través de la estrategia Open Data (datos abiertos).
Con todo esto, nuestra tarea es ardua, pues aun teniendo acceso a los datos también debemos dedicar tiempo y esfuerzo en generar capacidades analíticas y dotar a los equipos de autonomía para proponer y avanzar, siendo esencial para que este proceso tenga éxito el esforzarnos en el trabajar siempre desde una lógica colaborativa.
De todas formas, este esfuerzo de coordinación institucional no puede olvidar que de cara a nuestros estudiantes y titulados, el desafío es aún mayor, porque se requerirá ser explícitos en lo que nos motiva a observar diferentes ámbitos de su vida personal y profesional-laboral, a través de mecanismos de comunicación que los inviten a ser parte activa del proceso de recolección de datos e información de manera tal que, a partir de sus propias vivencias y experiencias, aporten a la mejora de nuestra institución. Para lograrlo estamos trabajando en diseñar nuevos nexos basados en relaciones bidireccionales, retroalimentándolos también de manera ágil y precisa para que el uso de datos e información institucional les permita la autogestión de su proceso formativo y visualización de oportunidades a lo largo de la vida.
La estrategia de Gobierno de datos instalada pretende dotar a Duoc UC de un motor que nos lleve a ser una institución pionera en el uso y manejo de datos, siempre dentro del marco de la ley, resguardando la calidad y seguridad de estos, proveyendo a nuestra institución de las evidencias necesarias para demostrar la concreción de nuestro modelo educativo y propósito institucional de contribuir al desarrollo de la educación técnico profesional a través de la formación de personas para una sociedad mejor. Esta estrategia forma parte de un nuevo paradigma que involucra literalmente a toda la organización, porque se relaciona con todo nuestro quehacer, sin importar el lugar, ni el tipo de dato, implica cambios culturales, tecnológicos, y también cambios en el funcionamiento organizacional. Es un proceso de largo aliento, y por eso de adaptación progresiva, pero tenemos la convicción que con colaboración y buena voluntad de todos y todas lograremos la transformación.
[1] Columna publicada en el Boletín N°57 del Observatorio Duoc UC.
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