Desde la creación de la Dirección (marzo 2022), hemos trabajado arduamente en instalar un modelo de Gobierno de Datos que permita a Duoc UC contar con un único sistema de información, que responda a todos los miembros de la organización con los datos e información que requiere para tomar decisiones basadas en evidencia y dar cuenta del avance o cumplimiento de los objetivos institucionales[1].
En este andar, el primer desafío fue la instalación del Gobierno de Datos. Mediante espacios de colaboración y escucha con las áreas se socializó esta nueva forma de trabajar. Así, en mayo se llevó a cabo la primera Jornada de Planificación Estratégica Directiva, con foco en la definición de un proceso de adopción de la estrategia de Gobierno de Datos y su aplicabilidad práctica. Esta instancia, contó con la participación de expertos nacionales e internacionales, y se desarrolló el Taller de Gobierno de Datos, a objeto de identificar la demanda de datos (incluyendo indicadores) e información para tomar decisiones y solucionar problemas actuales y concretos de la institución.
Sumado a esto, el II semestre realizamos 33 jornadas presenciales y 1 online, en sedes y Casa Central, de formación y explicación del modelo de gobierno. En estás participaron más de 1.000 colaboradores administrativos y que, coordinadas por la Dirección de Personas, nos permitió socializar la política de Gobierno de Datos, sus principios y alcance, el modelo de funcionamiento, definición de responsabilidades, protocolos de levantamiento de información y uso. Así como también, transmitir la importancia de la identificación de la información o datos que son realmente necesarios para la gestión en los niveles estratégicos, tácticos y operativos, y la relevancia de que la socialización o consumo de estos debe siempre darse bajo los principios de calidad, confidencialidad, seguridad y protección que hoy nos exige la normativa.
La instalación también avanzó en temas de seguridad, protección y confidencialidad, donde junto con el Equipo de Servicios Digitales, visualizamos la instalación de prácticas seguras para la gestión de datos, definición de roles y perfiles para el acceso y consumo de datos a nivel institucional. Y desde la perspectiva legal, junto con el equipo Jurídico y de Cumplimiento, adecuamos y validamos las cláusulas de confidencialidad en contratos, convenios y acuerdos, dando garantía de la protección de datos y el tratamiento de estos con la debida confidencialidad y transparencia. Así como también, mejoramos precisando la comunicación al propietario de los datos, a través de la aplicación consentimientos informados específicos y la construcción del primer “Registro de proveedores Duoc UC con acceso a datos de estudiantes” que se encuentra disponible para consulta en nuestra página web.
En complemento, iniciamos el trabajo con los Dominios de Datos[2] y áreas involucradas en el funcionamiento del Gobierno. Esto se reflejó en los informes de calidad que dio lugar a que los Dueños de Dominio activaran por ejemplo (1) la corrección de errores en el registro de género en SAP asociado al Dominio Maestro de Estudiantes, que permitirá este 2023, implementar la entrega de títulos con enfoque de género, (2) modificaciones de procesos, sistemas y reglamentos en el Dominio de Registro de Titulados, que permitió acoplarse en tiempo, forma y completitud a los requerimientos ministeriales en el proceso de declaración de Titulados, (3) modificaciones en registro de datos, procesos y sistemas, en el Dominio Maestro de Docente, cuya implementación logró una mejora respecto al año anterior de 36 puntos porcentuales en la calidad de datos (completitud, consistencia y coherencia) llegando a un 96% datos solicitados en el proceso de declaración ministerial de personal académico.
También, se logró avances sustantivos en otras dos aristas: (1) la captura de nuevos datos (set) de caracterización socioeconómica y vulnerabilidad de los estudiantes de Inicio, por medio de la incorporación en el proceso de postulación y matrícula una nueva “Ficha Socioeconómica (FSE)”. Con esto a partir del 2023 contaremos con información a nivel de registro censal sobre la situación de los estudiantes, para ajustar, diseñar o perfilar los dispositivos de apoyo y desarrollo estudiantil. (2) La construcción del “Barómetro Estudiantil”, proyecto conjunto con la Dirección General de Desarrollo Estudiantil, que dotará a Duoc UC de una herramienta que a partir del análisis de datos no estructurados y el uso de Programación de Lenguaje Natural (PNL), nos brindará información en tiempo real de las interacciones, opiniones y percepciones expresadas en las Redes Sociales (Instagram, Twitter, Facebook, etc) y en los Consejos Estudiantiles, y analizará los requerimientos realizados a Duoc UC en las Solicitudes en línea (SEL), de modo tal que reconozcamos sus problemas, necesidades y oportunidades de mejora de manera oportuna, para accionar tempranamente acciones y respuestas.
Por otra parte, el segundo desafío radicó en la definición de un modelo de levantamientos que permitiera la trazabilidad de los datos, la visualización longitudinal a través del tiempo, la armonización de las múltiples necesidades resguardando el cumplimiento de requisitos técnicos, coherencia y pertinencia de lo que se está levantando. Este modelo basado en la definición del carácter de los levantamientos (exploratorio, descriptivo, evaluativo, etc.) permitió situar la aplicación en el momento más adecuado, evitado la duplicidad y la saturación de los sujetos informante.
Para hacerlo posible, tuvimos que:
(1) Identificar y consolidar gran parte de los levantamientos diseñados y aplicados por las áreas, logrando la centralización e institucionalizar las bases de datos en infraestructura tecnológica, recatándolas de los computadores de colaboradores/as, donde carecían de protección y trazabilidad.
(3) Centralizar la construcción de instrumentos, dotándolos de transversalidad y modularidad.
(4) Disponer de plataformas de encuestas seguras, definiendo un estándar de autentificación y protección de datos.
(5) Socializar una programación institucional que identifica las diversas fuentes y momentos, dando a las áreas claridades para mejorar la coordinación.
(6) Incorporar progresivamente análisis temáticos, para observar los fenómenos en su globalidad y no solo por instrumento específico.
Esto ha facilitado la articulación de los temas y mayor robustez analítica en términos de que ha proporcionado a las áreas de información que se recoge por distintas vías, diversos tiempos y distintos instrumentos.
Algunos resultados concretos de esto es el diseño del modelo de Seguimiento de Titulados, que con el apoyo experto del Centro de Encuestas y Estudios Longitudinales-PUC, liderado por David Bravo, redefinimos la metodología, alcance, enfoque y potencialidad del rescate de información. Este modelo nos permite la observación de nuestros titulados en varios momentos:
Una línea base, construida a partir de la aplicación de la Encuesta Registro Bienvenida Comunidad de Titulados, aplicada en último semestre del proceso formativo.
Líneas intermedias aplicadas al cumplir 1 año y 4 años de la fecha de titulación por corte, representativa a nivel de escuela/subescuela, denominada “Encuesta de Seguimiento de Titulados”.
Y una línea de salida aplicada a los 10 años de titulación.
Con esto, tenemos acceso a información sobre las condiciones de empleo, renta, valoración de la formación recibida, disposición a la continuidad de estudios, rutas formativas posteriores, medición del sentido de pertenencia entre otras, y en el largo plazo permitirá analizar las trayectorias laborales y aproximarnos a la construcción de indicadores proxy de impacto.
Del mismo modo, y en línea con la política de Aseguramiento de la Calidad, que no solo se centra en aspectos académicos sino también en propiciar una cultura organizacional orientada a la constante mejora de los procesos internos, surgió la necesidad de evaluar y conocer la percepción que tienen los/as colaboradores/as de los servicios otorgados por determinadas áreas estratégicas de la institución. Se evaluaron 5 áreas, que a partir de esta información elaboraron planes de mejora, que son monitoreados por la Dirección de Aseguramiento de la Calidad.
Por último, el tercer desafío fue democratizar el uso de datos, bajo la idea que los datos deben siempre procurar estar a disposición de las áreas que lo requieran para tomar decisiones.
Por esta razón, analizamos el uso y permeabilidad de la herramienta disponible para consumir datos e información (de inteligencia de negocio, Microstrategy) y decidimos migrar a una herramienta más transversal. Fue así que en septiembre lanzamos la nueva herramienta “Power BI”, reemplazamos toda la reportería existente, y diseñamos un plan de instalación de capacidades, que contempló la capacitación y/o certificación de al menos un colaborador por Dirección. A la fecha, son cerca de 80 personas que cuentan con formación específica.
En esta misma línea, diseñamos una estrategia de uso de datos (open data) que por medio de la adquisición de licencias por capacidad de Power BI, dispusimos de espacios de trabajo para cada Dirección, donde los administradores de cada área acceden acceder a los datos oficiales para crear, ver y compartir al interior de sus equipos reportería propia.
Con esta estrategia todos los colaboradores acceden a visualizar los más de 60 paneles institucionales creados y disponibles en el sharepoint de la Dirección, espacio creado especialmente para que encontremos todo en un solo lugar.
Finalmente, queremos y estamos convencidos que el 2023 más que nunca tenemos que decidir con convicción y actuar con agilidad, paso a paso y avanzar.
[1] Columna publicada en el Boletín N°58 del Observatorio Duoc UC.
[2] Un Dominio es un conjunto de datos e información asociados a una temática, proceso o función específica y cada dominio de datos es conducido por un “Dueño de Dominio”, quien debe garantizar la calidad (completitud, consistencia y coherencia) de los datos para que el resto de la institución pueda utilizarlo en el marco de las políticas definidas (Política de Gobierno de Datos).
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