La OTC es la Oficina de Títulos y Certificados de Duoc UC. Es una Unidad que depende de la Secretaria General y sus funciones tienen estrecha relación con aquellas tareas encomendadas al Secretario General (artículo 9° del Reglamento General de Duoc UC)[1].
La actividad de la OTC es variada, va desde la emisión de Certificados, Programas de Estudios (los que posibilitan la continuidad de los estudios de nuestros alumnos tanto en Chile como el extranjero), Diplomas de Títulos (PCT) Certificados y Diplomados (PNCT), revisión de los expedientes de título y visado de los mismos (en sistema) compuestos por la documentación relativa a la identificación del alumno y su Licencia de Enseñanza Media, de los alumnos que eventualmente se convertirán en titulados, gestión en el otorgamiento de réplicas, cambios de nombre y/o sexo en Diplomas de Titulo, hasta responder de manera oficial las consultas de instituciones tanto públicas como privadas, respecto a la calidad de titulado de un Ex alumno de Duoc UC y validación de los respectivos documentos que certifican dicha circunstancia, esto último utilizando los diferentes mecanismo de control de que dispone la institución, tales como el N° de Registro de Título asignado, código de verificación, fecha de titulación, formato del documento, los timbres insertos en el documento o las firmas vigentes en esa fecha.
La OTC tiene una vinculación directa con las Sedes de la institución, pero también con los alumnos y exalumnos, ya que no son pocas las oportunidades en que se debe gestionar un documento requeridos por estos.
El año 2017, la Oficina de Títulos y Certificados de Duoc UC mantuvo un flujo de trabajo aproximado de 3.500 Certificados (PCT), 19.000 Diplomas de Títulos, 1.000 Programas de Estudio y 4.500 Certificados y Diplomados (PNCT), flujo que se acrecienta año a año.
Lo señalado implica enfrentar desafíos relevantes para nuestra Unidad, especialmente en lo que dice relación a un trabajo permanente en la mejora de procesos, incorporar tecnología e implementar las Tecnologías de Información y Comunicación, siempre con el objetivo de continuar prestando un servicio eficiente y oportuno, a la vez que ampliar la cobertura del mismo.
Para afrontar los desafíos señalados, la Oficina de Títulos y Certificados trabaja en algunas mejoras, las que sin duda contribuirán a lo ya expuesto:
a) Actualizar la reglamentación de Duoc UC en lo relativo a los procesos de titulación, específicamente contar con el Reglamento de Titulación actualizado.
b) Crear nuevos canales de comunicación tanto con las Sedes como los alumnos. Concretamente a través de un espacio que contenga información relativa al proceso de titulación, la que estará dirigida tanto a las Sedes como a los alumnos, por ejemplo: Procesos relativos a la emisión de Diplomas de Títulos, Certificados y Programas de Estudio; Normativa institucional aplicable a la titulación, especialmente Reglamento de Titulación; Descripción de las acciones inherentes al proceso de titulación; Tutorial para que los estudiantes conozcan los plazos y etapas del proceso de titulación, entre otras.
c) Implementación de mejoras técnicas que permitan optimizar el proceso de generación de documentación, especialmente Diplomas de Títulos, lo que redundará en la posibilidad de aumentar la titulación de un mayor número de alumnos de manera semestral y que no sea óbice la tardanza del documento.
d) Desarrollo de herramientas de control (página web) respecto del cumplimiento de los plazos de envío de nuestra documentación, específicamente página web a disposición de las Sedes para revisar los plazos de envío de los distintos documentos solicitados.
Por último reafirmar que nuestro compromiso consiste en asegurar que nuestra actividad se desarrolle de manera permanente con estricto apego a la normativa reglamentaria tanto institucional como nacional, resguardando de manera permanente la fe pública respecto de los documentos y registros que por disposición reglamentaria y legal corresponde suscribir y custodiar por parte del Secretario General de Duoc UC.
[1] Decreto Rectoría N° 17/2016
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