En estos difíciles tiempos de emergencia sanitaria, en los que tanto nuestro país como gran parte del mundo se encuentran inmersos, se hace imprescindible flexibilizar la organización del trabajo procurando en virtud de las cuarentenas obligatorias decretadas por las autoridades respectivas, desarrollar las actividades laborales sin la presencia de los colaboradores en el lugar de trabajo, sea durante todo o parte de su horario laboral.
El desafío de realizar las múltiples actividades que les son propias, prestando servicio a varios actores tanto en la institución como fuera de ella, en este difícil contexto, no es ajeno a nuestra Unidad. En efecto, la OTC en la actualidad presta servicios a los alumnos, a los titulados, a las sedes de Duoc UC y también a diversas instituciones tanto públicas como privadas que solicitan de forma permanente validar información acerca del estatus académico de nuestros alumnos y titulados.
A nuestra unidad le corresponden variadas funciones, generalmente representadas en la emisión de documentación, suscrita por el Secretario General de Duoc UC, a saber: “Emisión de Certificados Ordinarios y Especiales, Programas de Estudios, Marcaje de Expedientes de Titulo, Emisión de Diplomas de Título, Emisión de Diplomado, Diploma o Certificado de Curso de Programas no Conducentes a Título y Validación de Documentos Presentados por los Alumnos a Entidades Públicas o Privadas”. Lo anterior se consigna en la certificación ISO 9001:2015 de la OTC.
En cuanto a los requerimientos de nuestros alumnos y titulados, la OTC se encuentra emitiendo las certificaciones en línea (siempre y cuando estén cargadas en nuestros sistemas) solicitadas vía correo electrónico, dirigido tanto al correo de la Oficina de Títulos y Certificados como de los miembros de ella. Quiero destacar que las certificaciones en línea mencionadas, vale decir, certificados de título, concentración final de notas, certificado de alumno regular 1°/2020, certificado académico de notas y certificado de egreso, cuentan con sus respectivos códigos de verificación y firma electrónica avanzada.
En cuanto a los requerimientos de la sedes, se están emitiendo los siguientes documentos: Certificados de título, concentración final de notas, certificados especiales tales como ranking, no ranking, excelencia académica, certificado con horas, certificados de no carga académica, programas de estudio, además todos los certificados que soliciten los alumnos y que no se encuentren cargados en la plataforma Online. Junto con lo anterior se sigue marcando en sistema a los alumnos que se encuentran en condiciones de titularse.
Por último, la OTC continúa validando la información requerida por instituciones tanto públicas como privadas en cuanto al estatus académico de los alumnos y titulados consultados.
Importante de destacar que todas las certificaciones e información, requeridas tanto por alumno, titulados, sedes e instituciones públicas y privadas, se están enviando al correo de la Sede, alumno, titulado o institución solicitante en formato PDF.
En cuanto a procesos esencialmente manuales como es la revisión de los expedientes de titulación, que se realiza tanto en el primer como en el segundo semestre académico de cada año, se planteará una modalidad que permita la revisión de la documentación en línea y así los alumnos cuyos expedientes de título sean revisados, podrán luego ser marcados en sistema culminando su proceso de titulación.
Para realizar su labor la OTC está implementando las modalidades de teletrabajo con las que la institución está enfrentando esta emergencia, además de los métodos de procesamiento electrónicos de información y las herramientas de telecomunicación institucionales para el facilitar la comunicación entre los miembros de la OTC.
Para finalizar esta columna, agregar que no obstante el difícil contexto actual en nuestra labor, seguiremos velando porque las actuaciones desarrolladas y la documentación emitida, cumplan de forma estricta con la reglamentación tanto institucional como nacional, además de asegurar el cabal cumplimiento de la fe pública entendida como “una creencia social acerca de la autenticidad y veracidad de los documentos tanto públicos como privados”.
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