En un mundo de actualización y permanente demanda de datos e información, la gobernanza de datos se ha convertido en un aspecto fundamental para el éxito y la sostenibilidad de las organizaciones. En esta columna mencionaré los principales aspectos para facilitar la supervisión y la gestión efectiva de datos enfocado en el marco normativo y regulatorio existente que es parte de la estrategia de gobierno de datos que hemos impulsado en Duoc UC, al alero de la política del mismo nombre, donde se explicitan los criterios necesarios para asegurar la calidad, la conversión, el diseño y la visualización de los datos1.
Hoy la Dirección de Gobierno de Datos y Análisis Institucional en Duoc UC, se configura como un articulador entre las plataformas digitales y la alta Dirección, garantizando que la toma de decisiones se base en datos de calidad y que la información oficial permee todas las áreas de la organización.
Cuando asumimos el desafío de implementar la estrategia de gobierno, comenzamos a buscar buenas prácticas y lecciones aprendidas de diversas industrias que ya se encontraban implementando esta estrategia, y nos asesoramos con expertos externos quienes nos orientaron y apoyaron en esta implementación.
Así entonces, fuimos construyendo en función de prácticas existentes y la teoría, la relevancia y los beneficios que podríamos obtener en Duoc UC.
Junto con ello, el marco regulatorio nacional específicamente en temas sobre protección de datos, fueron cada vez más restrictivos (como la nueva Ley de Protección de Datos recientemente aprobada en Chile), lo que tensionó la forma en que veníamos haciendo las cosas en materia de tratamiento de datos. Debimos desarrollar normativa específica que diera cuenta de aspectos concretos y atingentes a nuestro quehacer cotidiano como, por ejemplo, la definición de la Política de Gobierno de Datos y los diversos procedimientos existentes para el tratamiento, uso y traspaso de datos.
Asimismo, institucionalmente se definió el uso de herramientas tecnológicas para facilitar el manejo y la calidad de los datos.
Mejorar la calidad de los datos existentes, era lo prioritario y fundamental para avanzar en la instalación del gobierno. Para ello establecimos estándares y procesos claros que nos alertara sobre inconsistencias o incompletitud, evitando así errores y duplicaciones y, por tanto, propiciar la generación de datos más precisos.
Esto traería consigo la facilitación de toma de decisiones en distintos niveles, pues en la medida que los datos sean de calidad y también accesibles, las decisiones basadas en evidencia se vuelven informadas, estratégicas y más pertinentes a los contextos. De igual forma, se incrementa la eficiencia operativa a través de la optimización de procesos y la colaboración entre los equipos.
El rol de la Subdirección de Datos e Indicadores Institucionales, en la estrategia de gobierno implicó relevar una serie de prácticas y procesos necesarios para garantizar que los datos se gestionen adecuadamente en su ciclo de vida. Esto incluye la creación y mantenimiento de estándares de calidad, la definición clara de roles y responsabilidades en las distintas áreas y, la implementación de políticas que aseguren su uso ético conforme a las normativas. En este contexto, la Subdirección de Datos e Indicadores institucionales no solo se ocupa de la calidad de los datos para la explotación de estos, sino que también lidera un esfuerzo colectivo por establecer indicadores institucionales relevantes y estratégicos que sirvan de base para la toma de decisiones.
Un aspecto vital en este rol es la definición de esos indicadores y las consideraciones para su cálculo, pues mucha de esta información es compartida a entidades gubernamentales y de regulación como parte de los procesos de declaración ministerial. Esto es muy relevante en el entendido que, sin métricas fiables, la información se diluye y se torna inefectiva.
Capacitación y difusión
Generar un alineamiento institucional y propiciar un cambio en la cultura organizacional para favorecer la permanencia del dato único, evitando réplicas de cálculos y definiciones de indicadores no institucionalizadas, fue un aspecto crucial.
Por lo anterior, desde el comienzo de la instalación del gobierno, hemos generado instancias de formación y socialización con el propósito de sensibilizar a colaboradores administrativos/as y docentes en la importancia del gobierno de datos, el rol de los equipos en la gestión y tratamiento de los datos y cómo entre todos/as, fortalecemos una cultura que conozca y reconozca el sistema de información institucional como una base sobre la cual se define el dato único, alimentado de un ecosistema donde conviven diversas plataformas y sistemas.
La promoción del entendimiento a través de la capacitación es otro pilar de la gobernanza de datos. Capacitar a la comunidad dentro de la organización acerca de la interpretación y el uso de indicadores no sólo fomenta una cultura de datos, sino que también contribuye a la racionalización de su uso. Es esencial que todos/as los/as miembros de la organización comprendan los indicadores clave y cómo estos pueden dar cuenta de gestiones estratégicas sobre la gestión de las áreas.
La administración funcional de plataformas como Power BI ha permitido que la comunidad tenga acceso a datos de distintas áreas, promoviendo la democratización del acceso a la información y facilitando la toma de decisiones informadas.
La calidad como objetivo continuo
La calidad de los datos debe ser un propósito, pero también una búsqueda continua. Esto implica no solo la supervisión de los procesos de entrada de datos, sino también la implementación de prácticas que permitan detectar y corregir problemas a medida que surgen. Problemas de registro en completitud, consistencia y coherencia son situaciones que nos afectan día a día y que tratamos de enfrentar de manera proactiva y colaborativa, corrigiendo en origen aquellas falencias, para que el consumo sea más preciso y, por tanto, las decisiones se basen en la confianza de los datos e información disponible.
Actualmente, la medición de los KPIs institucionales, directivos y del Plan de Desarrollo, se alimentan de los datos provenientes del sistema único de información a través de la definición de los indicadores institucionales.
Esta situación no sería posible si no tuviéramos datos de calidad que nos permita levantar métricas confiables y alineadas a la visión y misión institucional, resguardando que estas sean relevantes y útiles.
Coordinación entre áreas y procesos
La gobernanza de datos también implicó una coordinación cuidadosa con las áreas funcionales y técnicas de la institución. Esto garantiza que la información e indicadores estén disponibles en las plataformas institucionales de manera adecuada, y que los datos sean accesibles y utilizables para quienes los necesiten.
Como base de esa coordinación, definimos dominios que corresponden a las áreas estratégicas de Duoc UC que concentran datos e información asociado principalmente a estudiantes y titulados/as que corresponden al core del negocio. También, designamos nuevas responsabilidades a equipos directivos centrales para que estos velen por la calidad y seguridad de los datos en sus dominios.
- Dueño de dominio: Director o Subdirector central que tiene a cargo uno o más dominios de datos.
- Administrador de datos: Subdirector, jefatura o especialista que reporta al dueño del dominio, quien hace de contraparte técnica con la dirección de gobierno de datos y análisis institucional.
- Custodio de datos: Contraparte del dominio quien debe alertar por la calidad y seguridad de los datos. Forma parte del equipo de la Subdirección de Datos e Indicadores Institucionales.
- Especialistas de Gobierno de Datos: 2 especialistas, uno técnico y otro funcional que deben velar por la correcta instauración de la estrategia de gobierno de forma transversal. Forman parte del equipo de la subdirección de datos e indicadores institucionales.
Arquitectura de Datos: Eficiencia y escalabilidad
El desarrollo de una arquitectura eficiente y escalable es una necesidad. Debe existir una base técnica que soporte los proyectos de datos sin comprometer los estándares de calidad y buenas prácticas. Esto garantiza que, a medida que la organización crezca, el manejo de los datos se adapte y responda a nuevos requerimientos.
La arquitectura debe estar diseñada para facilitar la captura, almacenamiento y análisis de datos de manera eficiente. Esto incluye la implementación de herramientas que favorezcan la recolección de datos a través de diferentes fuentes, ya sean sistemas internos, encuestas o redes sociales.
Actualmente nuestra arquitectura de datos se enmarca dentro de la estrategia del sistema único de información, donde se integran distintas fuentes de datos (SAP, CRM, RAGC, Encuestas, entre otros) en un DataWarehouse que administra técnicamente la Dirección General de Servicios Digitales. Actualmente estamos ampliando este espacio de integración donde estamos explotando el uso de MS Azure para modelos predictivos y para almacenar información de otras fuentes de datos como BlackBoard, C1Do1, Kaltura, entre otros.
La Protección de datos y la confidencialidad
La protección de la confidencialidad de los datos es un aspecto que no debe pasarse por alto. Definir roles, perfiles y sus tipos de uso, es crucial para asegurar el cumplimiento de políticas y regulaciones. Esto no solo protege a la institución, sino que también crea un ambiente de confianza, lo que es esencial para su uso efectivo.
La administración de datos debe incluir mecanismos para proteger la información sensible, asegurando que solo las personas autorizadas tengan acceso a ellos. Esto implica la implementación de políticas claras que guíen el uso y la difusión de la información.
Recientemente se aprobó una nueva ley de protección de datos personales, la que homologará a los estándares internacionales, especialmente al RGPD de la Unión Europea, lo que simboliza un avance significativo en la protección de los datos personales y en la defensa de los derechos de los ciudadanos.
Uno de los elementos más destacados de la nueva legislación es la regulación detallada de los derechos de los titulares de datos personales, tal es el caso como el derecho a solicitar la eliminación de datos personales, la oposición al tratamiento de datos personales o la solicitud de limitación del tratamiento, entre otros aspectos.
La ley establece un procedimiento claro y accesible para que los titulares hagan valer estas garantías ante los responsables del tratamiento de datos, lo que fortalece la protección de sus derechos.
Este enfoque amplio garantiza que las prácticas de tratamiento de datos de empresas tanto nacionales como extranjeras se ajusten a los nuevos estándares establecidos por la ley, fortaleciendo así la protección de datos personales de los ciudadanos chilenos.
La ley también introduce además la creación de la Agencia de Protección de Datos Personales, una institucionalidad destinada a fiscalizar el cumplimiento de la legislación y a aplicar sanciones en caso de infringir sus disposiciones. Para ello, la ley establece un catálogo detallado de conductas e infracciones que se clasificarán como leves, graves y gravísimas, cuyo costo se refleja en las multas que pueden alcanzar hasta las 20.000 UTM.
Estas sanciones se posicionan como algunas de las más altas dentro del ordenamiento jurídico chileno, evidenciando la seriedad con la que se abordará la protección de los datos personales.
La nueva ley entrará en vigencia 24 meses después de su publicación, lo que brinda a los responsables de datos un plazo adecuado para adaptarse a este nuevo régimen. Este tiempo de implementación es clave para asegurar que tanto las empresas como los organismos públicos realicen los ajustes necesarios en sus políticas y procedimientos de manejo de datos personales.
Una de las consecuencias más significativas de esta ley será permitir que Chile sea declarado por la Comisión Europea como un país con un nivel adecuado de protección de datos personales. Esto facilitará la transferencia internacional de datos entre Chile y la Unión Europea, una facilitación esencial dada la relevancia de este bloque como socio comercial de Chile.
Desafíos y futuro
A pesar de los beneficios, la implementación del gobierno de datos enfrenta varios desafíos. La resistencia al cambio, la falta de recursos y el establecimiento de una cultura organizativa adecuada son algunos de ellos. Además, a medida que las empresas continúan adoptando tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial y el big data, el gobierno de datos se vuelve más complejo.
A futuro, se espera que el gobierno de datos evolucione para adaptarse a un entorno tecnológico en constante cambio, enfatizando la importancia de la ética en la gestión de datos, la privacidad y la inclusión en la toma de decisiones. La transformación digital y la evolución de las expectativas de los consumidores impulsarán aún más la necesidad de un gobierno de datos sólido en las organizaciones a nivel global.
En conclusión, la gobernanza de datos es una tarea compleja que requiere un enfoque estratégico y colaborativo. Supervisar todas las capacidades y esfuerzos del gobierno de datos no es solo una cuestión técnica; es una responsabilidad que impacta directamente en la toma de decisiones y en la efectividad de la institución en su conjunto.
A medida que las organizaciones continúan evolucionando en su enfoque al uso de datos para la toma de decisiones, aquellos que adopten una estructura sólida de gobernanza estarán mejor posicionados para enfrentar los desafíos del futuro. La calidad, la coordinación, la capacitación y la protección de datos deben estar en el centro de estas iniciativas, permitiendo que estos se conviertan en un activo estratégico que potencie la capacidad de decisión y mejore el rendimiento institucional.
El papel que juegan todas las áreas de Duoc UC es fundamental para avanzar y lograr asentar la estrategia de Gobierno de datos ya que estamos en camino de un cambio cultural importante. Con un enfoque proactivo, las organizaciones pueden no solo mejorar la calidad y el uso de sus datos, sino también construir una cultura que valore y utilice la información de manera estratégica para alcanzar sus metas y objetivos.
- Columna publicada en el Boletín N°68 del Observatorio Duoc UC. ↩︎
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