4 de Noviembre, 2024

La estrategia institucional de Gobierno de Datos y su aporte y apoyo a las actividades de la Dirección de Cumplimiento.

José Humberto Sepúlveda Caviedes

José Humberto Sepúlveda Caviedes

Secretario General y Director de Cumplimiento Duoc UC

7 minutos de lectura

Los datos se han convertido en uno de los activos más valiosos para cualquier organización. Este fenómeno es especialmente relevante en las instituciones de educación superior, donde la gestión de grandes volúmenes de información, desde datos académicos hasta información personal de la comunidad, requiere de un manejo cuidadoso y alineado con las normativas vigentes. El manejo adecuado de los datos no solo implica una administración eficiente y segura, sino que también un compromiso con el cumplimiento de las regulaciones que buscan proteger la privacidad y garantizar la integridad de la información.

En este contexto, la estrategia institucional de Gobierno de Datos es una herramienta vital para fortalecer las actividades de Cumplimiento, otorgando al área un soporte esencial para desempeñar sus funciones con mayor efectividad y rigor. Para una institución como Duoc UC, esto implica no solo asegurar la calidad y protección de los datos de estudiantes, docentes y colaboradores, sino también garantizar que se cumplen todas las normativas relacionadas con la gestión de la información.

La Dirección de Gobierno de datos y Análisis Institucional no solo se centra en la recopilación y almacenamiento de información, sino también en la implementación de políticas, procedimientos y tecnologías que aseguran la calidad, integridad y disponibilidad de los datos para toda la organización, convirtiéndose en un pilar fundamental que, además de optimizar los procesos internos, asegura que la información de la comunidad educativa se maneje de manera ética y segura.

Para entender el impacto del Gobierno de Datos en las actividades de Cumplimiento en un entorno regulado, es necesario considerar cómo estas dos áreas se complementan. El Cumplimiento, por definición, se enfoca en asegurar que una organización cumpla con las normativas vigentes y políticas internas que rigen su operación. En una institución de Educación Técnico Profesional, se incluye desde la protección de datos personales de los administrativos, docentes y estudiantes hasta la gestión transparente de recursos y la rendición de cuentas ante el ente regulador. Gobierno de Datos no solo apoya, sino que potencia las capacidades del área de Cumplimiento de varias maneras.

La calidad de los datos es esencial para la elaboración de informes y análisis. Gracias al Gobierno de Datos, se establecen estándares claros para la recolección y gestión de la información, minimizando errores e inconsistencias. Esto es especialmente relevante en procesos críticos como la Declaración de Conflicto de Interés anual, donde la exactitud y transparencia de los datos son fundamentales para cumplir con las regulaciones y mantener la confianza de la comunidad. Uno de los desafíos clave de Cumplimiento es demostrar que los procedimientos se están siguiendo correctamente, esto incluye la gestión de datos personales de colaboradores, alumnos y alumnas. Un Gobierno de Datos robusto permite un seguimiento detallado de la información: quién la maneja, cómo se utiliza y su origen. Esta capacidad de trazabilidad no solo facilita auditorías internas y externas, sino que también garantiza la responsabilidad en cada etapa del manejo de los datos, fortaleciendo así la cultura de transparencia dentro de la institución.

Con la integración de herramientas tecnológicas como Power BI, la Dirección de Datos ha mejorado la forma en que el área de Cumplimiento visualiza y analiza información. Esta tecnología permite convertir datos duros en informes visuales fáciles de interpretar, facilitando la identificación de patrones, la evaluación de riesgos y la toma de decisiones estratégicas basadas en datos sólidos. Por ejemplo, el análisis de las encuestas y declaraciones anuales permite a la Dirección de Cumplimiento ajustar sus políticas y enfoques de manera proactiva.

Mediante la revisión y el análisis de datos, la Dirección de Cumplimiento puede anticiparse a situaciones que podrían convertirse en infracciones, como el uso indebido de información personal de administrativos, docentes y estudiantes, o incumplimientos normativos. Este enfoque proactivo no solo reduce los riesgos, sino que también refuerza la capacidad de la institución para responder ágilmente ante cualquier eventualidad, protegiendo la reputación y asegurando la confianza de la comunidad.

La relación entre la Dirección de Datos y la Dirección de Cumplimiento no solo se limita a una colaboración operativa, sino que se ha convertido en un verdadero apoyo estratégico. La capacidad de acceder a información estructurada y confiable ha permitido a la Dirección de Cumplimiento evolucionar desde una función meramente reactiva a un rol más preventivo y consultivo dentro de la organización

Una de las claves del éxito en el ámbito del Gobierno de Datos es la existencia de una estructura de gobernanza robusta y alineada con los requerimientos legales. En el contexto actual de Chile, donde las normativas de protección de datos y privacidad se están endureciendo con la implementación de nuevas leyes, contar con una estructura de gobernanza sólida es más importante que nunca. Esta estructura asegura que la institución no solo cumple con las leyes vigentes, sino que también está preparada para adaptarse rápidamente a cualquier cambio regulatorio que pueda surgir.

La estructura de gobernanza de Gobierno de Datos establece roles y responsabilidades claras para todos los involucrados. Esta claridad organizativa es crucial para asegurar que cada miembro de la comunidad entienda la importancia de los datos y cumpla con los estándares establecidos. Además, la gobernanza proporciona un marco para la toma de decisiones estratégicas, asegurando que el manejo de los datos esté alineado con los objetivos institucionales y las mejores prácticas internacionales.

La implementación de una estrategia de Gobierno de Datos fomenta una mayor conciencia sobre la importancia del manejo adecuado de la información en todos los niveles de la organización. Este cambio cultural no solo beneficia a la Dirección de Cumplimiento, sino que refuerza la responsabilidad individual y es especialmente relevante en el entorno, donde los principios éticos y la protección de los datos de estudiantes son fundamentales para el éxito institucional.

La capacidad de adaptación que ofrece el Gobierno de Datos dota a la Dirección de Cumplimiento de una agilidad única para ajustarse a los cambios regulatorios. Esto no solo evita sanciones, sino que posiciona a la institución como un referente en el cumplimiento de normas y en la adopción de buenas prácticas. Para una institución como Duoc UC, esto es crucial para mantener su prestigio y garantizar una experiencia educativa de alta calidad.

Ejemplos concretos como la optimización de los procesos de Declaración de Conflicto de Interés, la gestión eficiente de encuestas institucionales y el análisis detallado de datos son solo algunas de las formas en que el Gobierno de Datos ha potenciado el trabajo de la Dirección de Cumplimiento. Estas iniciativas no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también fortalecen la capacidad de la institución para tomar decisiones fundamentadas y alineadas con sus valores y objetivos estratégicos.

La sinergia entre la Dirección de Datos y la Dirección de Cumplimiento, junto con una estructura de gobernanza alineada con los nuevos requerimientos legales en Chile, representa un modelo de gestión que asegura no solo la adaptación a los cambios normativos, sino también una operación ética, segura y centrada en el bienestar de toda la comunidad educativa.

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