El 2021 comenzamos un proceso de transformación con el fin de poder enfrentar los cambios del entorno y los desafíos que emanan de nuestro Plan de Desarrollo 2021-2025. La creación de la nueva Dirección General de Servicios Digitales que busca potenciar a Duoc UC mediante el fortalecimiento de un ecosistema de Servicios Digitales centrados en nuestros usuarios finales fue el primer paso. Sin embargo, los próximos son tan o más importantes, ya que este rol requiere de un trabajo integrado y colaborativo con todas las áreas, promover una Cultura Digital y de Innovación fundamentada en los principios de la agilidad; agregar valor a la institución para generar ventajas competitivas; tomar decisiones basadas en la ética, datos y evidencia científica; compartir información de interés común y generar nuevas oportunidades a través de alianzas con socios estratégicos externos son nuestros objetivos[1].
A continuación, revisaremos algunos de los hitos relevantes del trabajo colaborativo de nuestra Dirección en conjunto con las distintas unidades de Duoc UC durante el 2021.
Proyectos Digitales:
Durante el 2021 acompañamos a las distintas unidades de Duoc UC en el desarrollo de los proyectos que nacen de la mejora continua de los procesos, el desarrollo de nuevos servicios digitales y el descubrimiento de nuevas experiencias para nuestros estudiantes, docentes y colaboradores administrativos, con el fin de fortalecer la experiencia digital de los mismos y aportar valor a nuestra institución. Como área nos esforzamos por ejecutar el portafolio de proyectos de servicios digitales el cual se compone de un conjunto de iniciativas que evolucionan en su etapa de ideación para convertirse en proyectos de implementación de tecnología y en el cual participamos colaborativamente con las unidades de negocios, con el fin de lograr un diseño, desarrollo e implementación exitosa con un alto impacto en nuestros estudiantes, docentes y colaboradores.
Dentro del portafolio destacan los proyectos académicos que tributan al objetivo estratégico de mejorar el aprendizaje y experiencia de nuestros estudiantes como el nuevo Portal de Biblioteca basado una plataforma de software para bibliotecas en la nube; la habilitación de la plataforma de Gestión de Contenido de Video Kalturadonde docentes, estudiantes y colaboradores pueden administrar en una interfaz sencilla los distintos contenidos audiovisuales con el fin de potenciar el video como un recurso eficaz del aprendizaje; las mejoras y ajustes al Proceso Portafolio para una correcta asignación de los instrumentos según la progresión de cada estudiante; la implementación de un sistema para dar soporte a la gestión de la Convalidación de Prácticas mediante la configuración de flujos de trabajo con aprobaciones, seguimiento de avance y resguardo de las evidencias; la generación de un registro digital para la ejecución eficiente y ágil del proceso de Articulación y Reconocimiento de Aprendizajes Previos (RAP) mediante la definición de normas de equivalencias entre asignaturas y programas y la ejecución automática de convalidaciones.
Para dar respuesta al objetivo estratégico de aumentar el aporte a la comunidad y la sociedad participamos activamente en la habilitación de un espacio web denominado Portal Todo TP donde estudiantes de liceos de Enseñanza Media Técnico Profesional y otros públicos pueden acceder a contenidos y cursos desarrollados por Duoc UC. En cuanto a los proyectos de mejora de la operación trabajamos en el diseño y configuración de los nuevos módulos horarios de 40 minutos para el proceso de programación académica, con el cual se logró disponer de un tiempo entre cada clase para preparar los espacios académicos y ofrecer una mejor experiencia a estudiantes y docentes; con el área de personas trabajamos en la implementación del Módulo de Compensaciones para docentes y colaboradores administrativos y se aplicaron ajustes sistémicos en MiDuoc para dar cumplimiento a disposiciones establecidas en la nueva ley de teletrabajo, para otorgar días flexibles de presencialidad y de teletrabajo en vista de la nueva realidad y conforme a las condiciones del retorno seguro de las personas. Por último, también destacamos el trabajo conjunto con el equipo de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad para el despliegue del nuevo sitio del Plan de Desarrollo 2021-2025, que se constituye como un repositorio documental para dar visibilidad del Plan de Desarrollo a todos los colaboradores, resguardando las fichas de iniciativas y proyectos que lo componen, logrando otorgar un espacio digital donde los distintos roles participantes pueden colaborar y compartir ideas.
La pandemia y sus desafíos:
La pandemia nos trajo una serie de desafíos para todas las áreas de Duoc UC, siendo la coordinación y el trabajo colaborativo un pilar fundamental para lograr acometerlos con éxito. Para lo cual, desde el área de servicios y soporte de nuestra dirección trabajamos coordinadamente con las distintas Unidades un plan de acciones para enfrentar las necesidades de estudiantes y docentes para minimizar el impacto de la pandemia en las actividades académicas.
Uno de estos desafíos fue la ejecución de las clases remotas, para lo cual Duoc UC, puso a disposición para todas las sedes el préstamo de más de cuatro mil equipos de gran desempeño, con seguros incorporados, para darle continuidad al proceso de enseñanza y aprendizaje; también se entregó a nuestros estudiantes internet móvil mediante bolsa de datos a sus líneas personales para la conexión a clases remotas, logrando auxiliar a aquellos estudiantes que no contaban con conexión a internet en sus domicilios o este era deficiente, asegurando que puedan participar activamente de sus clases y mejorar su experiencia académica. En conjunto con la Dirección de Docencia se trabajó en una serie de soportes, herramientas y acompañamiento para nuestros docentes, para lo cual se dispuso una Landing Page donde los docentes pudiesen obtener rápidamente información de ayuda y soporte integrado para desarrollar sus clases exitosamente bajo un contexto incierto y complejo.
Mesa de Proceso de Tecnología:
Nuestra dirección participó activamente de la Mesa de Proceso de Tecnología, instancia de trabajo multidisciplinaria compuesta por distintas áreas de Duoc UC y cuyo fin era definir y proponer un plan de trabajo de mediano y largo plazo para poder funcionar bajo un modelo operacional con uso intensivo de tecnología, dando respuesta a los nuevos desafíos institucionales.
En dicha instancia se realizó un diagnóstico de la experiencia de procesos académicos y operacionales para estudiantes y docentes; se generó un diagnóstico de la situación tecnológica y se analizaron los procesos intensivos en uso de tecnología que tienen un gran impacto en la experiencia de nuestros estudiantes y docentes, como son la inscripción de asignaturas, la ejecución y acceso a las clases virtuales y la atención y resolución de incidentes. Bajo el trabajo de esta mesa se logró una revisión End-to-End del viaje de los estudiantes y docentes en los tres procesos antes señalados y la entrega de un roadmap integrado con 25 iniciativas de mejora que apuntan al fortalecimiento del ecosistema de servicios digitales, la generación de una cultura digital, el mejoramiento de la experiencia de los usuarios finales en los procesos críticos y mejoras en el servicio de soporte.
Sin duda este 2021 fue un año con grandes desafíos, pero el 2022 para nuestra Dirección se visualiza como el año donde debemos entender y focalizar los esfuerzos hacia nuestros usuarios finales. Creemos relevantes co-construir una nueva estrategia de relaciones con las distintas Unidades de Duoc UC que entregue valor y celeridad en la toma de decisiones para una exitosa creación y despliegue de los servicios digitales. Para lo cual debemos avanzar en la incorporación de nuevas metodologías de trabajo que nos permita garantizar la definición e implementación de procesos y proyectos de forma ágil y colaborativa, con foco en la experiencia de los estudiantes, docentes y colaboradores administrativos, con el fin de entregar servicios digitales con altos estándares de calidad que aseguren la correcta operación de nuestra comunidad académica.
[1] Columna publicada en el Boletín N°52 del Observatorio Duoc UC
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