El aprovechamiento del tiempo es una de las tareas más valiosas que cualquier profesional debe saber gestionar eficazmente. Tal vez tenga razón Peter Drucker cuando afirma que quien “no sabe administrar su tiempo no puede administrar ninguna otra cosa”. El tiempo es irrecuperable. Es importante tener claridad de ello ya que en muchos de nuestros comportamientos laborales pareciera ser que lo intentamos alargar y manipular.
Craso error. El tiempo es limitado y, conjuntamente, el más escaso de los recursos; nuestra tarea fundamental es saber administrarlo como un recurso económico. En realidad, el tiempo tiene un valor y su desaprovechamiento un costo. A mi entender, cualquier directivo o persona vinculada a la gestión en nuestra institución, debe calcular lo que vale el tiempo; por ejemplo, cuando convocamos a una reunión de equipo, hemos de saber que esa actividad tiene un valor. Un precio basado en lo que los diferentes profesionales de la organización dejan de hacer para asistir a esa citación.
Las excesivas reuniones, -aquellas que se realizan solamente por cumplir -, no saber negarse a una visita inoportuna, la mala administración de los llamadas telefónicas, la revisión de largas listas y mensajes vía correo electrónico, son algunos ejemplos de fuga de tiempo.
Sencillos métodos de organización pueden favorecer la eficacia de las acciones que se emprendan. Por ejemplo, teniendo claro los objetivos de cada reunión que se convoque o agrupando en un período de la jornada, limitando, las llamadas telefónicas o las visitas de pares y otros colaboradores.
Tendemos a resolver los problemas importantes con un tiempo escaso. Sin embargo, el tiempo que ahorramos con ello lo desperdiciamos lamentablemente al ser perfeccionistas en las pequeñas cosas que, generalmente, no tienen la menor importancia; con el mismo tiempo y una mejor elección podríamos ser más eficaces.
La cuestión básica en la gestión del tiempo es saber discernir entre lo urgente y lo importante. Lo importante es todo lo que reporta valor añadido a la organización, aunque sean aspectos rutinarios como el envío de correos o la devolución de llamadas a clientes. A veces confundimos lo uno con lo otro. Muchas veces lo urgente suele desembocar en estrés mientras que las tareas importantes derivan hacia la eficacia.
Cuando se revisa la literatura vinculada al tema que comentamos, hay autores que coinciden en distintos aspectos que pueden constituir buenos derroteros:
Decidir dónde se quiere ir; planificar las respectivas acciones; asignar a cada una de ellas un tiempo determinado; comenzar por lo más importante; enfrentar las tarea sin postergar para más tarde; concentrarse en un solo asunto; terminar lo que se inicia; hacer mejor uso del próximo minuto y tomar tiempo para uno mismo desarrollándose profesionalmente y disfrutando lo que se hace
Asimismo, existen acciones metodológicas que favorecen la gestión del tiempo:
1. Dar prioridad a unos asuntos frente a otros (es decir, distinguir entre lo importante y lo urgente)
2. Elaborar un plan de trabajo (anual, semestral, mensual, y semanal)
3. Crear hábitos analizando lo que se consigue y lo que está pendiente
4. Favorecer y potenciar la delegación.
En la utilización efectiva del tiempo existen algunos frenos que favorecen la pérdida de tiempo, la desorganización, y a veces una cierta sensación de ansiedad propiciada porque los asuntos se acumulan sin ser capaces de resolver ninguno de ellos.
El primero de estos frenos es la postergación; es decir, dejar para mañana lo que se puede hacer hoy. Otro, quizá más frecuente, es estar en todo, pero sin resolver nada. Es decir, estar con la mente puesta en distintas situaciones sin ser capaz de centrarse en alguna en específico. Indudablemente, esa actitud de dispersión crea mucha ansiedad en las personas y acrecienta el estrés en el trabajo.
Mirado desde una perspectiva de la productividad, según el informe Euromonitor International, durante el año 2013 Chile alcanzó los U$33.222 por persona empleada. Ello nos situaba por encima de los países latinoamericanos. Sin embargo, el promedio de los países de la OCDE llegaba a U$ 78.159. Quizá sea conveniente detenernos a reflexionar acerca de cómo llevamos a cabo la gestión de nuestro tiempo y plantearnos una menor fuga de éste. Puede ser que ello nos acerque más a los promedios de productividad que muestra la OCDE.
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