En el contexto actual en el que nos encontramos, viviendo desde hace más de un año en pandemia, es sabido que ha significado grandes cambios y desafíos para la sociedad, las familias y para nuestros estudiantes. Enfrentarnos a un escenario incierto, a incorporar una modalidad de teletrabajo -desconocida en varios aspectos-, nos llevó a implementar nuevos métodos para poder reemplazar el contacto presencial tanto en las aulas como en la atención directa con los estudiantes en la Sede, que podían encontrarnos en el espacio físico del Centro de Servicios Académicos o en nuestras visitas presenciales a las salas de clases.
Uno de los cambios a implementar para poder lograr cercanía y hacernos presentes con nuestros estudiantes, fue poner en marcha el Proyecto del “Rol Tutor Alumnos”, el cual abordamos como un gran desafío interáreas, trabajando en conjunto los equipos de la Coordinación de Carrera, y otras Unidades de apoyo como Coordinación Docente, Desarrollo Estudiantil, Financiamiento, Comunicaciones, CETECOM, entre otras.
Como en todo cambio, surgieron bastantes dudas al respecto para llevar a cabo este rol debido a que no solo se pretendía abarcar el Área Académica, sino también ser un punto de contacto para mantener a los estudiantes al tanto de hitos e información clave de las diferentes áreas, recuperando en parte, ese lazo de contacto y confianza que perdimos desde el comienzo de la emergencia sanitaria.
Pero… ¿Cómo hacer que esas ganas de que nos reconocieran estar presentes no se perdiesen si estamos a distancia? Entre ensayo y error pusimos en marcha acciones con diferentes herramientas institucionales que utilizamos desde esta lejanía impuesta: Implementamos una Oficina Virtual de Atención vía Teams, utilizamos envíos de correos segmentados hacia nuestros estudiantes vía CRM, activamos videos de presentación (trabajamos en una campaña de ponerle ‘rostro’ al equipo que está detrás de un llamado o un mail), generamos cápsulas y Live en fechas claves, llevamos a cabo la revisión de avance curricular de nuestros estudiantes y con el uso del programa Softphone, logramos mantener un contacto periódico para resolver dudas y saber respecto a la situación anímica y académica de nuestra comunidad estudiantil.
Tuvimos una alta demanda de contacto con nuestros estudiantes, con lo cual reconocimos esa necesidad de mantener un canal de conexión entre el estudiante y la Institución, implementando gestiones y actividades que fuesen un complemento a su progresión académica, a su vez de poder canalizar necesidades de los estudiantes, que muchas veces corresponden a temas externos a lo académico: situación económica, problemas de conexión en el escenario remoto, entre otros.
Aprendizaje proyectado para este 2021
El camino no ha estado exento de dificultades, pero con la experiencia adquirida del año pasado, hemos logrado una mayor cohesión en el trabajo en equipo, proyectando de mejor forma el flujo y las acciones del Rol Tutor para este 2021.
La educación hoy nos plantea nuevos desafíos, entre ellos, integrar la extensión de las emociones entre el estudiante y nosotros -sus Tutores- al momento de interactuar con ellos, debido a que nuevamente nos vemos enfrentados al factor común: ‘estar distanciados’ sin poder estar presentes en forma física. Hay un agotamiento general en la sociedad y nosotros debemos apoyar y contener a todos los estudiantes que nos necesitan en estos momentos.
En este contexto, el desafío principal el Rol Tutor está enfocado en poder acompañar al estudiante en sus procesos académicos tanto en asistencia como en notas., ya que sabemos que si hay factores externos latentes, su proceso de aprendizaje académico y formación integral se verán afectados. Para esto se ha implementado un proceso de segmentación que divide el porcentaje de asistencia del estudiante en 3 Niveles áreas:
-Nivel Alto que consta de los estudiantes con un promedio superior al 60% de asistencia.
-Nivel Medio para los estudiantes entre 30% y 59% en promedio de asistencia.
-Nivel Bajo para los estudiantes entre 0% y 29% en promedio de asistencia.
Estos reportes que nos proporcionan desde la Dirección General de Operaciones de Casa Central semanalmente nos sirven para generar acciones y hacer un seguimiento de asistencia, poniendo como prioridad aquellos segmentos con el índice más bajos en asistencia para poder brindar apoyo de diferente índole. Y para ello, necesitamos indagar, con lo que generamos contacto mediante llamado telefónico debido a que es muy importante el poder conocer los motivos de su ausencia en clases, y que se pueden deber a múltiples situaciones: desconocimiento de acceso y uso a las plataformas, factores económicos, problemas de salud que pueden estar afectando al estudiante tanto física y psicológicamente, problemas familiares, entre otros.
A diferencia del nivel bajo, las acciones que realizamos con el segmento Medio buscan acompañar al estudiante, incentivándolo a acceder a sus clases, que puede ingresar a verlas asincrónicamente si no accedió a la sesión en el horario que le correspondía y, por otra parte, informando la probabilidad de reprobación por inasistencia en caso de no cumplir con el porcentaje mínimo requerido.
Y con el Nivel Alto de asistencia, a diferencia del año anterior 2020, les enviamos un e-mail de reconocimiento a todos los estudiantes por su alto porcentaje de asistencia en clases remotas, lo que genera un refuerzo positivo a su autogestión y formación a distancia. De vuelta, recibimos una cantidad importante de respuestas de estudiantes manifestando agradecimientos y se refuerza ese lazo de confianza para que busquen en nosotros las respuestas a otras consultas que puedan tener.
Sabemos que nos queda camino aún por recorrer y seguir mejorando nuestros procesos. Pero queremos trasmitirles que en particular la puesta en marcha del Rol Tutor en nuestra sede Antonio Varas se ha tornado una herramienta que ayuda para mantener el contacto entre el estudiante y la Institución, buscando fidelizar el diálogo, compromiso, generar ese lazo de confianza y cercanía por medio de la preocupación y el servicio que les brindamos. Esperamos mantener y mejorar las buenas prácticas, atendiendo al sentido de Comunidad Varas en base a nuestros objetivos y metas de este 2021.
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