Entre 2019 y 2020, Duoc UC estableció como desafío facilitar el despliegue y uso de información para la toma de decisiones al disponer de datos e información única (dato único), para garantizar el correcto uso y visualización de grandes volúmenes de datos de manera oportuna y coherente, mejorando el análisis y la calidad de la información.
En el último período, a la par de las tendencias globales, Duoc UC ha generado capacidades para el almacenamiento, manejo y tratamiento de grandes volúmenes de datos que soporten un análisis de mayor calidad. Para ello, se realizó un reordenamiento del modelo de captura y seguimiento de la información, resguardando las visualizaciones longitudinales de los datos más significativos, lo que ha implicado no solo robustecer las líneas base de información en respuesta a la magnitud de estudiantes que alberga Duoc UC, sino también repensar algunos instrumentos de levantamiento de información que han existido y operado históricamente, buscando una mayor coherencia con nuevos enfoques teóricos de la progresión estudiantil y resguardando el cumplimiento de los objetivos estratégicos que se plantea la institución.
Todo lo anterior forma parte del Informe de Autoevaluación Institucional que presentó Duoc UC en el reciente proceso de acreditación institucional, cuyo resultado final prontamente conoceremos. Todo ello es consistente con la Política de Aseguramiento de la Calidad y Efectividad Institucional de Duoc UC -vigente desde 2016 y actualizada en 2022- que establece como uno de sus principios la toma de decisiones basadas en criterios de excelencia y que todo proceso académico y administrativo resguarda condiciones de calidad cuando su diseño, implementación y evaluación considera, entre otros elementos: mensurabilidad, transparencia en la gestión de la información, decisiones basadas en datos y evidencia y, mejoramiento continuo. Esto, en razón de evolucionar el enfoque mediante el cual una institución de educación superior establece una garantía interna de calidad que permite certificar razonablemente que, en su funcionamiento regular, aspira alcanzar la excelencia y desarrolla mecanismos sistemáticos, operativos y concretos que le permiten avanzar en ello. Por lo tanto, desde la óptica de aseguramiento de la calidad, entendemos de la siguiente forma estos requisitos de calidad:
- Mensurabilidad. Entendida como la cualidad de que algo sea medible, toda vez que para mejorar debemos saber desde dónde partimos y dimensionar los fenómenos en su justa medida.
- Transparencia en la gestión de la información, por cuanto el fácil acceso a la información que requerimos para cumplir nuestras funciones es hoy un requisito básico.
- Decisiones basadas en datos y evidencias, disminuyendo la discrecionalidad del proceso de toma de decisiones, evitando resultados frutos del azar.
- Mejoramiento continuo, en la convicción que una decisión que hoy muestra impactos positivos, posiblemente en el futuro cercano ya no muestre la misma efectividad y requiera de mejoras.
Precisamente, Duoc UC busca alejarse de meros actos declarativos en cuanto a su búsqueda de la excelencia mediante un enfoque que pretende evolucionar la cultura de calidad presente en la comunidad académica, en donde cada uno/a de nosotros cumple un rol. Todo esto, con mayor ahínco en instituciones de mayor tamaño en donde el control, por si solo, no resulta efectivo.
En este contexto, la estrategia de gobierno de datos representa un aporte fundamental al aseguramiento interno de la calidad, destacándose en al menos tres aspectos: El primero, en cuanto a la existencia y resguardo seguro de los datos; el segundo respecto de la calidad y confiabilidad de estos y, el tercero, sobre el uso de los mismos y la efectividad final de ellos. No se trata de almacenar datos solo por hacerlo ni de saturar nuestra conversación interna en un infinito espiral de datos, sino que, sabiendo que los datos existen, son fiables y son accesibles: Tomar decisiones basadas en ellos.
Un ejemplo respecto del uso de datos para solventar decisiones que benefician a nuestros estudiantes se vivió en el reciente proceso de acreditación institucional. A lo largo del Informe de Autoevaluación Institucional, en cada una de las cinco dimensiones fuimos capaces de relatar nuestra visión y funcionamiento concreto a la luz de datos que dan cuenta de la efectividad de nuestro trabajo. A su vez, también, los mismos datos, en un análisis ponderado, permitieron identificar aquellas brechas que necesitamos abordar y señalan un camino respecto de los desafíos que nos planteamos para los siguientes años.
A partir de la estrategia de gobierno de datos que la institución ha impulsado y que ha logrado instalarse en la comunidad institucional, resulta necesario dar un siguiente paso y lograr familiarizarnos en hábitos de uso que nos permitan seleccionar aquellos que más nos sirven según nuestro objetivo, interpretarlos en función del marco de referencia que constituye nuestro conocimiento experto, experiencia y visión de futuro y adoptar decisiones que tengan sustento en ellos. De lo contrario, la evolución tecnológica que hoy nos permite procesar grandes volúmenes de datos y acceder a una granularidad de estos nunca antes vista, terminará siendo un fin en sí mismo.
Desafíos próximos años
El reciente proceso de acreditación institucional -en el marco del aseguramiento interno de la calidad- implicó comprometer mejoras que deberemos emprender en los próximos años:
- Reconociendo el fuerte desarrollo de la estrategia de gobierno de datos que alcanzó la institución en el último período, somos críticos respecto del uso apropiado de este activo institucional, siendo aún débil la utilización de información institucional disponible para tomar decisiones propias de su quehacer en docentes y administrativos/as.
- Es necesario instalar prácticas sistemáticas en los equipos de trabajo de visualización y análisis de datos, para tomar decisiones reales y concretas que aporten a la gestión de cada Unidad y la institución en su conjunto.
- Despliegue de una cultura organizacional que se organice en función del adecuado uso y manejo de la información, estableciéndola como una práctica que permee a toda la institución.
Finalmente, desde un enfoque de mejora continua, Duoc UC considera que la estrategia institucional de gobierno de datos significa una línea estratégica que se mantiene como un desafío para los siguientes años. Ello también implica reconocer que, a la luz de los avances, las antiguas prácticas (como el tratamiento manual de datos, escasa formalización de criterios de cálculo y la insuficiente formación especializada de los equipos) no parecen ser adecuadas para el contexto actual. Por ello, es necesario continuar con la revisión de manuales y memorias técnicas; la aplicación de políticas y mecanismos de resguardo de la información; y el fortalecimiento de la formación profesional de los equipos a cargo, así como también ampliar la capacitación de los/as colaboradores/as para el uso masivo de la plataforma de reportería.
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