En numerosas oportunidades nos han contactado de instituciones de educación superior y de otras industrias con la intención de conocer nuestra experiencia en la implementación de Gobierno de Datos y Análisis Institucional. Muchos de ellos llegan a Duoc UC, por referidos o por alguna instancia de vinculación con el medio en las que participamos, y siempre la primera pregunta que nos hacen es: ¿Cómo lo hicieron para llegar dónde están?
A dos años y medio de la creación de la Dirección de Gobierno de Datos y Análisis Institucional que lidero, lo primero que respondo es: “lo hicimos convencidos de que era posible”, porque como Institución hemos tenido ya un largo recorrido. Desde la perspectiva estructural, desde el año 2008 con la Oficina de Análisis Institucional (OAI) primero dependiente de la Dirección de Desarrollo Académico y luego de la Dirección General de Aseguramiento de la Calidad, y su posterior transformación al Centro de Estudios, y diversos ajustes posteriores se comenzaron a definir lo que hoy día nos podríamos permitir entender como “consensos institucionales” respecto a los indicadores institucionales. Y esto fue el primer paso.
Antes de eso, ¿qué nos pasaba? existían múltiples actores con múltiples cálculos y múltiples indicadores como, por ejemplo, difícilmente lográbamos consensuar la cantidad de estudiantes y cómo contabilizaríamos las matrículas. Entonces, por ejemplo, un área afirmaba que según sus registros eran 100, luego otro 102, y otro 120, pero después llegaba Análisis Institucionales y decían que eran 94. Entre las diferencias de aplicación de criterios, fechas de corte, no había acuerdo, por lo que comenzamos un arduo trabajo en consensuar las bases de datos validas, las fechas de corte y los criterios de los cálculos de los indicadores macro institucionales que, plasmados en un documento oficial, sentaron las bases de lo que hoy es nuestro sistema único de información.
Dado lo anterior, y considerando la necesidad de ordenar los datos, es que el año 2017 se crea el “Comité de Gobierno de Datos”, un órgano compuesto por múltiples Directivos institucionales que redactaron la primera Política de Gobierno de Datos, que tenía como finalidad garantizar el dato único. En este andar, dicho Comité daba cuenta de la necesidad de tener una base tecnológica a la par de la estrategia. Fue así que, como parte del Plan de Desarrollo de la época se incorporaron dos iniciativas: Por una parte, la que permitiría disponer de tecnología adecuada, construimos la que denominamos hoy día la base de datos corporativa y el Data Warehouse, y por otra, la iniciativa de explotación de datos por medio del desarrollo de inteligencia de negocios (business intelligence- BI) institucional con la adquisición e implementación de la herramienta de Microstrategy. Con esto, se esperaba implementar el cálculo de los indicadores institucionales donde se logró criterios consensuados. Eran alrededor de unos 25 indicadores institucionales a los que se les diseñaron paneles para que el equipo directivo podía observar la información.
Con la llegada de nuevas autoridades y en conjunto con el Comité de Gobierno de Datos, ya venían visualizando que algo había que hacer con los datos y con esto que habíamos construido, porque no estaba funcionando como esperábamos en términos de avances en la calidad de los datos y la seguridad de estos. Fue el 2021, que llegamos a un punto de inflexión donde tuvimos que, a partir de un ejercicio de reflexivo de autoevaluación, reconocimos que necesitábamos avanzar, generar una institucionalidad, un modelo sostenible y un responsable de continuar con la transformación. Reconocemos que tenemos esto, está ahí, pero hay que mantenerlo, y dar un paso sustantivo en la calidad de los datos, porque una cosa es construir un indicador, pero ¿si los datos están malos, estamos observando lo que queremos observar, es confiable?, ¿quién va a velar por la calidad de los datos? ¿Qué vamos a hacer con temas de seguridad, aportas a la nueva legislación en temas de ciber seguridad, Protección de Datos Personales?
Fue en ese momento, y en el marco del Plan de Desarrollo 2021- 2025, que diseñamos la propuesta de Gobierno de Datos y Análisis Institucional, con la contratación de dos consultorías expertas, EY y el Centro de Encuestas y Estudios Longitudinales de la Pontificia Universidad Católica (CEEL-PUC), construimos un modelo de gobierno y una propuesta de un roadmap con metas claras.
Entendimos que debíamos definir un alcance amplio de gobierno que diera cuenta de las múltiples necesidades de datos e información a nivel institucional, pero que por ningún motivo podíamos proponer una estructura sin tener claridad del modelo de gestión adecuado. Entonces, con el apoyo de los consultores de EY, analizamos la historia recorrida, tomamos lo que ya veníamos trayendo como modelo teórico (DAMMA) y nos embarcamos en hacer una relectura del modelo, para construir nuestro propio framework y medimos la madurez de la institución, con foco en gobierno, calidad y seguridad. Y con CEEEL-PUC realizamos un proceso de armonización de todos los levantamientos de información derivados de las encuestas, sistema de seguimiento de titulados, aplicación de fichas, etc.
Adicionalmente, nos fuimos dando cuenta que, desde la perspectiva de la explotación, el consumo o más bien el tratamiento de los datos para la analítica que vivía en la herramienta MicroStrategy, la verdad que se estaba subutilizando, era costosa, pocos podían acceder, y entonces, debíamos hacer un cambio. Necesitábamos también a esta estrategia de gobierno imprimirle lo que denominamos la “democratización en el uso del dato”, que quiere decir, tener una ruta clara que garantice que todo colaborador/a de Duoc UC obtenga los datos e información que necesita para hacer su trabajo de manera oportuna.
Dado esto, decidimos migrar de la herramienta BI, a Power BI, elaboramos un plan de explotación, capacitación y adopción, adquirimos licencias que nos permitían disponer de los datos por medio de paneles a todos los colaboradores/as, y ¿para qué? para consolidar todas las vistas desde un sistema único de información institucional.
Finalmente, en el proceso de diseño participativo del modelo, lo primero fue llegar al acuerdo de que los datos son un activo institucional que debemos gestionar y proteger, dando acceso, pero garantizando la calidad y la seguridad. Y eso implicaba, entonces, imprimir la agilidad y orquestar la tecnología, las unidades analíticas y las necesidades de datos e información de diversas áreas, pero siempre no olvidando el foco que siempre va a ser la mejora de la calidad de los datos y protección de estos.
¿Por qué? Porque son los datos con los que tomamos decisiones desde el nivel estratégico y operativo también. Y en ese sentido, entonces, así como aseguramos los computadores, los edificios, teníamos que tener protección de los datos, porque al final tienen un alto valor. Dado lo anterior definimos como propósito, el garantizar que todos los datos y la información estén disponibles para tomar decisiones oportunas centrada en el proceso formativo de los estudiantes porque es el foco de nuestra misión institucional. Construimos el eslogan: “Decidir con convicción y actuar con agilidad”. ¿Y eso cómo lo hacemos concretamente?, disponiendo de un modelo de gobernanza, una estrategia de democratización, definiendo políticas de seguridad, protección, creando confianzas reales por medio del resguardando la calidad del dato, y construyendo un sistema único de información institucional que se transforma en la fuente oficial de datos e información de Duoc UC.
A la base, elaboramos una nueva política donde definimos ocho principios que están acordes con la nueva ley de protección de datos personales, declarando en esta que la política es aplicable a todos los niveles institucionales (estratégico, táctico y operativo), en todas las fuentes que utilizamos para tomar decisiones o gestionar. Eso implica datos públicos que utilizamos, los de plataformas, sistemas o aplicativos tecnológicos, registros que tengamos, encuestas, por ejemplo, levantamientos de información, también los datos cualitativos, y los que rondan en las redes sociales, de carácter desestructurados y nuevas fuentes que puedan emerger.
Abarcamos todo el ciclo de vida del dato; entonces, el equipo de gobierno es el responsable de articular captura de necesidades, administración y gestión de datos, recolección, almacenamiento, análisis y procesamiento, protección y confidencialidad y socialización. Somos los responsables de garantizar el proceso de ciclo de vida del dato, porque no somos los dueños de los datos, en nuestro modelo definimos qué existen responsables de dominios de datos.
La estructura y el modelo funcional de gobierno, es un modelo que teóricamente, se denomina mixto-federado. ¿Qué quiere decir esto? Que hay una Dirección de Gobierno de Datos y Análisis Institucional que propone dominios de datos y dueños de esos dominios, define unos administradores de datos, quienes son los responsables funcionales de la calidad de los datos, define estándares de completitud, consistencia y coherencia, y perfiles de acceso a los datos bajo su responsabilidad, pero es una Dirección que tiene como labor acompañar el proceso de transformación, madurez y adopción, y su medición.
Entonces, y volviendo a la pregunta del ¿cómo lo hicimos? Lo hicimos reconociendo nuestra historia, entendiendo que esto es también un proceso cultural de transformación donde habrá constantes ensayos y errores, que requiere del compromiso de los líderes para movilizar. Parte del acierto de implementación fue dado por que la propuesta hoy modelo de gobierno tiene un carácter técnico robusto y adecuado a la realidad y cultura organizacional. Pero sin duda, esto lo logramos con el trabajo colaborativo de múltiples áreas, que nos permitieron entender no solo las necesidades reales del corazón de nuestra institución, sino también, por ejemplo, interpretar el marco jurídico y legal (Dirección de Cumplimiento y Dirección Jurídica) y hacer los ajustes necesarios en la normativa interna, acoplarnos a las estrategias ya existentes como la de comunicación corporativa, gestión del cambio y tecnología. Y en dos años, y medio efectivamente, hemos entre todos/as construimos lo que tenemos y continuamos creyendo que es posible hacerlo mejor.
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