Producto de la pandemia provocada por el COVID-19 gran parte de nuestros colaboradores tuvieron que dejar la Sede en marzo. Si pensamos que durante los meses de verano la mayoría estuvo de vacaciones, hay personas que no se han visto “las caras” hace más de siete meses, y si trabajan en áreas diferentes, es posible que no tengan noticias de sus compañeros.
Nuestra Sede se caracteriza por ser una comunidad muy familiar, preocupada unos con otros, cercanos, muy de abrazar y compartir las alegrías y apoyar en tiempos difíciles. Y la cuarentena nos afectó más de lo que pensábamos. A esto le sumamos la partida de unos de nuestros colaboradores a principios del mes de junio, don Claudio, proceso que sin duda, tuvimos que vivir desde nuestros hogares sin siquiera poder abrazarnos.
Es en este contexto, que desde el Área de Personas, en conjunto con otras áreas de la sede, surge el proyecto #CONVARASENLACASA. El objetivo central de esta actividad fue acompañar y conectar a los equipos. Para llevarlo a cabo, nos propusimos tener una parrilla de actividades para los meses de julio y agosto, adaptándonos a los cambios y ofrecer a la Comunidad Varas un Inter-semestre virtual.
El principal objetivo de #CONVARASENLACASA fue acompañar, estar presente, que nuestros colaboradores y sus familias pasaran un momento agradable y pudieran desconectarse de esta extraña realidad que nos tocó vivir. Considerando que tenemos colaboradores que viven solos, colaboradores extranjeros que no tienen familia en Chile, para todos ellos fue una inyección de energía.
Uno de los focos del proyecto fue fortalecer, mantener y lograr formar nuevos lazos de unidad entre las diferentes áreas y se logró. Así de forma indirecta, ser soporte de las variables que influyen en nuestro engagement, apuntando al optimismo que mostraron los participantes de las actividades, dando instancias de desconexión ante las posibles demandas emocionales existentes.
El proyecto presentado en la reunión de la Sede mensual poco a poco tomó forma y si bien la primera semana tuvimos un resumen de 12 páginas, al finalizar el proyecto, logramos realizar una revista demás de 45 hojas… ¡Todo gracias a la participación de nuestros colaboradores y sus familias!
Dando vida al proyecto
Usando los recursos que teníamos en el momento (mail, Teams, Formularios de Office 365, WhatsApp, YouTube y Power Point) dimos vida al proyecto.
Semanalmente enviamos un formulario de office en el cual los colaboradores inscribían su participación en las actividades de interés: conversatorios, envío de fotografías, dejar sus comentarios, recomendación, evaluar la semana y posteriormente, enviar el material al equipo organizador.
Y para que fuese una parrilla diversa, contamos con colaboradores embajadores encargados de llevar a cabo las actividades. Por ejemplo, el Coordinador de Deportes, lideró clases online de actividad física; el Equipo de Pastoral se encargó de las actividades solidarias: Junta tus tapitas plásticas, Cajaton: para juntar cajas de mercadería, acompañamiento espiritual, misas y oraciones; Comunicaciones estuvo a cargo de coordinar los conversatorios, generar y difundir los resúmenes semanales; el Programa de Emprendimiento a cargo de la sección de datos y recomendados de Varas, Cetecom de los juegos online, Biblioteca entregando recomendaciones semanales.
Así como los equipos de la Sede operaron remoto, este acompañamiento lo hicimos online, sin perder la esencia de conectar personas. Así, lográbamos cierta desconexión de lo cotidiano y volver a la esencia de nuestra Sede, como el optimismo y la alegría.
¿Pero qué pasaba con aquellos colaboradores que no tenían PC o estaban con permiso con goce? Nos propusimos llegar a todos los colaboradores y conectar a sus familias y, en estos casos, la motivación de sus jefaturas directas fue clave en reuniones de equipo como también, habilitar que participaran mediante WhatsApp.
Así como los recursos tecnológicos fueron esenciales para dar vida a este proyecto, nuestra capacidad de adaptación fue clave. Siempre hablamos de preparar profesionales para adaptarse al cambio y esta vez, nos vimos enfrentados a hacer propia esa adaptación a nuestra forma de comunicarnos, de estar cerca y generar instancias para compartir.
En resumen logramos:
Participación de más de 200 colaboradores docentes, administrativos y sus familias.
Realizamos más de 30 actividades diferentes.
Hicimos 7 conversatorios vía Teams.
Recibimos más de 200 fotos.
Tuvimos 97 datos de pymes, recomendaciones, libros, películas y sugerencias para el proyecto.
En las oraciones de la Sede tuvimos un promedio de participación de 6 a 8 personas.
Descubrimos talentos ocultos en nuestros colaboradores, como pintores, cantantes, deportistas, amantes de los viajes y de las mascotas, entre otros.
Presenta a tu mascota, #Selfie en teletrabajo, #VIAJACONVARAS, #VARASRETRO, Mi vida en Duoc UC fueron las categorías con mayor impacto en nuestros colaboradores.
Realizamos 9 revistas semanales (comenzamos con 12 páginas y finalizamos con una edición de 48).
La evaluación final del proyecto, de parte de los propios colaboradores fue un 4,9 (en escala de 1 a 5) Pero más allá de los números, lo más importante fue que logramos unir a la comunidad.
Analizando lo que fueron estos datos nos dimos cuenta de que la distancia no influye cuando se quiere estar presente. El hecho de saber cómo está un colega, ver su foto, encontrarse con él en un conversatorio o en un juego virtual, ayuda a sentirnos cerca, a seguir siendo una Sede con gran calidad humana. La tecnología nos acercó y adaptamos las actividades para que todos tuvieran la oportunidad de participar. De ahora en adelante, queremos que #ConVarasenlaCasa sea parte de las actividades de integración permanente de la Sede, de reforzar a los equipos, los trabajos entre áreas, generando un compromiso colectivo de comunidad.
Esperamos motivar a otras sedes a hacer propia esta iniciativa y adaptarla a los tiempos que vivimos. Por nuestra parte, esperamos volver pronto con una nueva versión a fin de año ¡Es tiempo de reencontrarnos y compartir!
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