Tomar decisiones basadas en evidencia, fue una de las consignas que lideró la Dirección de Gobierno de Datos y Análisis Institucional, al momento de definir y comenzar a implementar la estrategia de gobierno en Duoc UC. Por supuesto que la evidencia (datos e información), no comienza a instalarse junto con la implementación del gobierno; más bien es algo que encontramos de manera inherente en todos los equipos y áreas -probablemente- desde los inicios de Duoc UC1.
Muchos colaboradores recordarán la Oficina de Análisis Institucional, como el resultante de la búsqueda de un espacio que ofreciera datos e información robusta y consistente para facilitar la toma de decisiones, siendo desde el año 2009 el área responsable de la realización de estudios internos, coordinación de estudios externos y la definición de indicadores institucionales. Este espacio se fortaleció al alero del Plan de Desarrollo 2016-2020 junto con la instalación de un Centro de Estudios.
Desde ese entonces, se comienza a formalizar la necesidad de contar con datos e información no contenida en nuestros sistemas, plataformas o aplicativos. Información que pudiera dar cuenta de las emociones, apreciaciones y percepciones de las personas, para poder dimensionar y cuantificar el resultado de la gestión de Duoc UC. Tal necesidad, nos llevó a desarrollar una cartera de levantamientos de información que define propósitos y objetivos a alcanzar a través de la realización de encuestas, entrevistas, focus group y otras técnicas de investigación.
Una cartera de levantamientos institucional y su vínculo con el sistema único de información La existencia de estos levantamientos y lo valioso de la información derivada, nos permite tener un patrimonio muy rico en información de estudiantes (PCT y PNCT), colaboradores administrativos y docentes, de nuestros/as titulados/as, de nuestros prospectos y también de quienes ya no son parte de la comunidad y que han debido abandonar sus estudios por diversos motivos. Los levantamientos, son herramientas indispensables que, al permitir recopilar datos cuantitativos y cualitativos de diversos actores, por ejemplo, sobre la percepción de los/as estudiantes respecto a diversos aspectos de su formación, desde la calidad de la enseñanza y los recursos disponibles hasta el ambiente académico y las oportunidades de desarrollo personal y profesional complementan de manera sustantiva la observación del cumplimento de los objetivos institucionales. Estos datos son esenciales para la toma de decisiones informadas y la implementación de mejoras significativas que beneficien tanto a estudiantes actuales como futuros.
Las necesidades específicas de las áreas y la creciente demanda de información para tomar decisiones basadas en datos actualizados sobre los procesos de aprendizaje y experiencias estudiantiles, nos ha brindado la posibilidad de contar con la evidencia necesaria para tomar decisiones sobre nuevas acciones o generar evaluaciones de planes y programas, en la lógica de la retroalimentación permanente y la mejora continua. En ese contexto, aceptamos el desafío de integrar al sistema único de información institucional todos los datos e información que nos brinda estas herramientas, y con esto almacenar de manera segura la información obtenida y también, la disponer su consumo a través de herramientas de análisis estandarizada, como Power BI, que es la herramienta institucional para poder conocer los datos disponibles y se enmarca en nuestro propósito (como Dirección), de democratizar el acceso a la información que actualmente se encuentra disponible para colaboradores administrativos y docentes.
En el marco de la implementación de la estrategia de gobierno que nos invita a compartir datos e información de manera abierta y transparente, para que puedan ser analizados en distintos niveles y compartidos con diversos actores, tanto internos como externos, también es parte del lineamiento que hemos tomado como Subdirección de Análisis Institucional. Dar garantías del dato único, la integridad de los resultados, la facilidad del acceso en un contexto de protección, resguardo en el tratamiento y almacenamiento de los datos, es lo que el nuevo marco normativo nos convoca a desarrollar. Creemos firmemente en el cumplimiento de los principios de seguridad, confidencialidad y privacidad, porque tenemos el imperativo ético de la responsabilidad en el uso y divulgación de la información, como un componente base que fomenta una cultura de transparencia y accountability dentro de la institución.
Integrarnos al sistema único de información, implicó un tremendo desafío como equipo en términos de la demanda de información y volumen de trabajo. Tener la responsabilidad de recibir las necesidades de información de todas las áreas de casa central y sede, coordinar la agenda de levantamientos de información institucional y establecer un marco de recolección general acorde al sistema único de información fue muy relevante.
Lograr que los equipos comprendieran el trasfondo de este cambio en la forma de trabajo y en las prácticas cotidianas ha sido un largo camino. Implicó un importante cambio cultural al sumarse a la estrategia centralizada, generando en muchas ocasiones la sensación de limitar a los equipos en términos de la acción, gestión y de la forma en que han logrado resolver sus propias necesidades de información.
La coordinación a través de la definición de una cartera única de levantamientos, la articulación entre las distintas áreas y equipos y, dar garantías de mediciones estructuradas, armonizadas y estandarizadas, ha sido parte del relato que transmitimos en estos más de dos años que comenzamos la implementación de la estrategia y es parte del valor agregado que hemos intentado darle a la implementación. Dicha coordinación ha implicado la definición de protocolos específicos para los levantamientos de información, incluyendo consideraciones éticas como los consentimientos informados, la confidencialidad de la información y el tratamiento de los datos, lo que incluye su almacenamiento en infraestructura institucional (institucionalización de datas locales).
Asimismo, se han relevado consideraciones para la realización de levantamientos resguardando la coordinación con esta Subdirección para organizar de manera lógica y también secuencial, la implementación de más de cien levantamientos de información que tuvimos el año 2023 (para el año 2024 ya llevamos más de sesenta levantamientos de una programación de ochenta). Esto abarca desde la planificación del levantamiento hasta la publicación de los resultados. La definición de estándares técnicos y metodológicos para el logro de los objetivos y el propósito del levantamiento ha sido crucial para facilitar y propiciar una correcta lectura de los resultados, tratando de reducir sesgos y también errores de estimación, lo que ha sido un gran avance y esperamos, un aporte para Duoc UC.
Nuestro sistema de información proporciona mediciones asociadas a líneas bases, líneas intermedias y líneas de salida, brindándonos la posibilidad de generar comparabilidad y por tanto, dotar de información que se mantenga en el tiempo. Aunque no realizamos seguimientos longitudinales de estudiantes individuales, sí observamos fenómenos que se pueden medir en distintos momentos, obteniendo tendencias de determinados comportamientos, apreciaciones y percepciones que son trazables en el tiempo.
Un ejemplo de ello, es que actualmente estamos realizando un estudio para establecer indicadores que den cuenta de los efectos heterogéneos que podría tener para un/a estudiante su paso por Duoc UC, junto con una eventual movilidad social. Esto se plantea sobre la base de la variación de los ingresos familiares (movilidad de quintil socioeconómico) e individuales (premio salarial), según lo declarado al momento de ingresar a Duoc UC versus lo que perciben como ingresos siendo titulados/as.
Este análisis solo ha sido posible en virtud que tenemos información registral de los/as estudiantes al momento de ingresar a Duoc UC e información sobre la caracterización de nuestros/as titulados/as, junto con indicadores de renta y empleabilidad. Esperamos que ello nos permita identificar ciertas variables de “éxito” que están por sobre la inserción laboral satisfactoria de los/as titulados/as de Duoc UC y cómo -eventualmente- estamos siendo un aporte a la movilidad social de nuestros/as estudiantes.
Armonización y estándares de medición
El trabajo de reordenamiento y armonización de los levantamientos institucionales ha sido profundo. Más allá de la formulación de preguntas o las escalas de medición, hemos modularizado temáticamente las distintas necesidades de información a nivel de áreas y tópicos según el ciclo de vida del estudiante. Esto ha permitido reducir la duplicidad en la captura de información y a su vez, reducir la saturación de los sujetos informantes. Esto último ha sido una permanente crítica por parte de la comunidad educativa (estudiantes, colaboradores administrativos/as y docentes), en virtud de la constante demanda y búsqueda de información.
Por cierto, critica que es compartida por nosotros/as mismos/as. Al ser una institución tan grande en términos de personas y de dispersión geográfica, es totalmente necesario y atendible los diversos requerimientos de datos e información pertinente a las distintas realidades, momentos y contextos, asociado a los distintos procesos académicos y también de carácter administrativo.
Reflejo de lo anterior es que un número importante de indicadores comprometidos en el Plan de Desarrollo vigente provienen de datos derivados de levantamientos institucionales coordinados por esta Subdirección. Una importante fortaleza destacada y reconocida por nuestra comunidad, tiene relación con la percepción que tienen colaboradores administrativos y docentes sobre sus prácticas culturales asociadas a la utilización de información institucional disponible, proveniente de fuentes transparentes, rigurosas y actualizadas. Seis de cada diez colaboradores lo consignaron en la Medición de Cultura de Calidad y Permeabilidad de la Estrategia Institucional2. Lo anterior es consistente con lo que concluyó la Consultoría EY sobre la precisión, actualización y confianza que brindan nuestros datos para la toma de decisiones, donde siete de cada diez colaboradores destacan estos aspectos en la reciente Medición del Nivel de Adopción de Prácticas3.
Los desafíos actuales
El espacio de mejora se encuentra en la interrogante sobre cómo lograr una mayor participación de la comunidad educativa, especialmente de los/as estudiantes, en los procesos de levantamiento y evaluación institucional. Queremos fomentar un involucramiento más significativo, basado en sus experiencias y vivencias que aporten al proceso formativo y acompañen su progresión.
Existe una brecha importante en cuanto a la devolución y difusión de los resultados. Nos hemos centrado en la gestión de las áreas internas y en cómo esto aporta valor a un equipo específico dentro de Duoc UC, pero aún debemos avanzar en estrategias comunicacionales que nos permita llegar a los/as estudiantes para que ellos/as vean el resultado de su participación y las gestiones que estamos realizando con la información obtenida. Creemos que en la medida que exista mayor conocimiento e involucramiento de los/as estudiantes, entonces la participación en los levantamientos se presenta con un real sentido.
No buscamos simplemente aumentar el número de encuestas respondidas para lograr mayor cobertura, sino obtener información robusta y contundente que nos permita realizar una retroalimentación efectiva a diferentes niveles, considerando la magnitud de Duoc UC. Es fundamental que los/as estudiantes comprendan la importancia del levantamiento de información y vean en los resultados cambios específicos y concretos, cambios que se sustentan en decisiones basadas en evidencia.
En nuestro propósito de formar técnicos y profesionales integrales, con una alta capacidad técnica para aportar a una sociedad mejor, necesitamos el compromiso de todos/as para la mejora continua y para fortalecer una cultura de calidad. Este compromiso debe ir más allá de la mera participación.
En resumen, el compromiso de Duoc UC con la toma de decisiones basadas en evidencia ha fortalecido nuestra capacidad de gestión y mejora continua, subrayando la importancia de escuchar y entender a nuestra comunidad. Los avances logrados y los desafíos superados son testimonio de nuestra dedicación y de un futuro prometedor, donde los datos e información seguirán siendo pilares fundamentales para el desarrollo institucional.
- Publicada en el Boletín N° 68 Observatorio Duoc UC. ↩︎
- Levantamiento coordinado por la Dirección de Gobierno de Datos y Análisis Institucional, realizado en octubre de 2023, con el propósito de reconocer prácticas y conductas de distintos actores de la comunidad educativa que conforman la cultura de Duoc UC. ↩︎
- Consultoría Realizada por EY para reconocer el nivel de adopción de prácticas asociadas a la calidad del dato y la percepción de la Dirección de Gobierno y Análisis de Datos. ↩︎
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