La automatización producto del rápido avance de la tecnología promete transformar la forma y el fondo en que actualmente se realizan los procesos, cualquiera sea el área o rubro del que se trate[1]. Lo señalado no es ajeno a los procesos relacionados con la emisión de documentos y las consecuentes formalidades para otorgarles valor jurídico según su naturaleza.
La preocupación de la autoridad pública en estas materias se muestra en al menos dos leyes de especial relevancia. Un claro ejemplo está dado por la dictación de la Ley N° 19.799[2] “Sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma”. Parte del inciso 1° del artículo 3° de esta ley señala que: “Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel”. Otro importante paradigma está dado por la Ley N° 20.886[3] que “Modifica el código de Procedimiento Civil, para establecer la tramitación digital de los procedimientos judiciales”. Esta ley implica un gran avance en lo que respecta al acceso a la justicia, implementando un sistema ágil, seguro, transparente a la vez que accesible para todos los ciudadanos de nuestro país.
Tanto la Secretaría General como la Oficina de Títulos y Certificados (OTC) están conscientes de los desafíos señalados, por lo que se realiza un trabajo permanente en la actualización de los procesos relacionados con la emisión de documentación institucional. Si bien este contexto involucra exigencias, representadas principalmente por la necesidad de adquirir nuevos conocimientos y competencias, especialmente en el ámbito tecnológico, también representa ventajas, entre las cuales destaca la posibilidad de eliminar trabajo de orden operativo o rutinario, permitiendo mejorar la gestión de esta unidad y por tanto de Duoc UC.
La certificación ISO 9001:2015[4] de la OTC, señala como principales actividades de esta unidad, las siguientes: “Emisión de Certificados Ordinarios y Especiales, Programas de Estudios, Marcaje de Expedientes de Título, Emisión de Diplomas de Título, Emisión de Diplomado, Diploma o Certificado de Curso de Programas no Conducentes a Título y Validación de Documentos Presentados por los Alumnos a Entidades Públicas o Privadas”.
En relación a los procesos señalados, todos relevantes, se está trabajando para poder validar de manera automática y directa desde las bases de datos del Servicio de Registro Civil e Identificación y el Ministerio de Educación, la información relativa a la identidad del alumno (nombre, apellidos y número de cédula de identidad), Licencia de Educación Media (LEM) y notas obtenidas (NEM). Al respecto se prevé la implementación de una marca en SAP al momento de la matrícula (no en el último semestre como se hace en la actualidad), lo que permitirá validar la información requerida al momento de titular al alumno respectivo. Esto hará posible eliminar en un gran porcentaje tanto de la confección como la revisión manual de los expedientes de título. Por último, destacar que el proceso relativo a la confección material de dicho expediente es realizado por la sede (DARA) y que la parte consistente en la revisión manual de los documentos que integran dichos expedientes es realizado porla OTC.
Otra iniciativa proyectada es incorporar, a los documentos emitidos por la OTC, nuevos mecanismos de seguridad y de verificación, con el objetivo de entorpecer posibles falsificaciones y permitir que los receptores de dicha documentación (alumnos y órganos públicos y privados) tengan la posibilidad de verificarlos, de manera más rápida, sin tener que requerirlo a la OTC.
Las mejoras descritas redundarán en beneficio para nuestros titulados, para las Sedes de Duoc UC, para los órganos públicos o privados que se relacionan con los titulados, así como para la misma OTC.
Respecto de nuestros titulados, se debe señalar que las mejoras que se relacionen con la emisión de documentos siempre incidirán de manera importante en el ámbito laboral en el cual están insertos o bien en el que pretenden ponerse nuestros titulados. Esto por cuanto la rapidez con la que el titulado pueda disponer de su documentación académica y los mecanismos de verificación y de seguridad que contengan pueden tener un papel decisivo en lo relativo a su empleabilidad laboral.
En cuanto a las Sedes de nuestra institución, los beneficios se evidencian en la posibilidad de eliminar tareas operativas relacionadas con la confección de expedientes de título, pudiendo los equipos DARA de cada una de las Sedes tener más tiempo disponible para otras tareas igualmente importantes para Duoc UC.
En cuanto a los órganos públicos y privados, esta mejoras inciden en la rapidez respecto de la verificación de los documentos emitidos, aspecto que también dice relación con la posibilidad de obtener una rápida comprobación de los antecentes académicos, también para efectos de empleabilidad laboral.
Por último la OTC será beneficiada en su gestión, por cuanto las tareas operativas relacionadas con la revisión manual de los documentos que integran los expedientes de título ya no serán necesarias, pudiendo destinar este tiempo a la realización de otras tareas concretas y funciones significativas.
A todo lo señalado debemos agregar el innegable beneficio para la fe pública, en el sentido que la información relativa a la identidad del alumno, Licencia de Educación Media y sus respectivas notas, serán obtenidas directamente de las bases de datos de los organismos públicos respectivos (Servicio de Registro Civil e Identificación y Ministerio de Educación).
Para finalizar deseo destacar que los ajustes que sea necesario implementar, debido a los avances tecnológicos, deberán resguardar siempre la fe pública entendida como “una creencia social acerca de la autenticidad y veracidad de los documentos tanto públicos como privados”[5].
[1] Se puede ver análisis de la columna editorial del Observatorio: La automatización de tareas rutinarias, qué nos dicen algunos estudios. – Observatorio Duoc
[2] Publicada en el Diario Oficial el 12 de abril del año 2002.
[3] Publicada en el Diario Oficial del 18 de diciembre del año 2015.
[4] Certificación válida desde el 21 de diciembre de 2018 hasta el 20 de diciembre de 2021.
[5] Significado de la fe pública en la prueba por medio de documentos públicos, pagina 193, Revista de Derecho, Universidad Católica del Norte, Sección Estudios, año 25- N°1. 2018.
0