Dado el contexto que estamos viviendo a nivel mundial con la pandemia sanitaria de COVID-19, muchas organizaciones han tenido que adaptarse a nuevas formas de trabajo, y en Duoc UC nos sumamos al formato de teletrabajo. Hemos adaptado las metodologías de enseñanza aprendizaje, desarrollando clases remotas, junto a la capacidad de adaptación de nuestros colaboradores, mediante el teletrabajo como forma de seguir desarrollando las funciones de atención y de esa manera, responder a nuestro propósito de formar personas.
Este escenario ha implicado que todas las personas tengamos que desarrollar o potenciar ciertas competencias como son la empatía, la tolerancia, el trabajo en equipo y la capacidad de adaptación, todas ellas necesarias para afrontar de mejor manera la situación actual. Tener personas, equipos contenidos y hacer frente al complejo momento que vivimos no solo en el país, sino que a nivel mundial.
Duoc UC desde el inicio de la contingencia sanitaria y siguiendo los lineamientos y decisiones gubernamentales, ha tomado medidas internas para mitigar el impacto negativo sobre el proceso de formación de nuestros estudiantes, como también medidas para cuidar la salud de todos los colaboradores. Es por ello, que hemos tomado medidas a nivel académico y administrativo como han sido ejecutar clases remotas; autorizar permisos con goce de sueldo a aquellos colaboradores que son parte de la población de riesgo (embarazadas, personas mayores y quienes padecen enfermedades crónicas, según la información que dispone el MINSAL). Así mismo, disponer de alcohol gel en todos los espacios comunes y oficinas de la Sede, entrega de medidas de autocuidado, ventilación de espacios, toma de temperatura al ingreso, entre otros.
En la Sede otra medida implementada fue definir operar con los servicios mínimos de cara a la comunidad, logrando con ello, minimizar los riesgos de contagio de las personas y permitir que el teletrabajo se efectúe por gran parte de los equipos administrativos, facilitándoles las herramientas necesarias para que las personas pudieran llevar a cabo las funciones desde sus hogares: equipos computacionales, accesos a carpetas remotas, programas propios de algunos roles, planes de datos y planes de minutos.
Estas medidas han permitido que nuestro equipo de colaboradores administrativos y docentes, puedan continuar con el proceso formativo de nuestros estudiantes y que todos los miembros de la comunidad puedan contar con una Sede funcionando de manera virtual, entregando todos los servicios que en la cotidianeidad, se desarrollan de manera presencial. Sin duda, es un cambio complejo para los equipos, es un cambio cultural que impacta en nuestra forma de hacer las cosas pero que nos tiene trabajando para poder generar la mejor experiencia hacia nuestros estudiantes.
Las clases remotas se han llevado a cabo por medio del uso de Collaborate del Ambiente Virtual de Aprendizaje de Black Board, lo cual significó capacitar a los docentes en el uso de esta herramienta como también, en metodologías de enseñanza a distancia y en la construcción de instrumentos de evaluación que permitan continuar con proceso formativo de nuestros estudiantes. Así también, ha implicado habilitar a los estudiantes en el uso de la herramienta y darles tips y cápsulas de cómo potenciar su aprendizaje por medio del uso de clases remotas.
El desarrollo de las clases ha permitido que los estudiantes puedan recibir contenidos e instrucciones por parte de los docentes de manera sincrónica, así como también reforzar, consultar y generar espacios de discusión con los docentes de manera asincrónica. Y para aquellas carreras con un alto componente de clases prácticas, talleres y salidas a terreno, retomaremos dichas actividades cuando retornemos presencialmente a la Sede.
Quisiera contarles como los equipos administrativos han seguido trabajando e interactuando por medios remotos, potenciando el uso de las plataformas digitales: Mediante Teams (video conferencias) organizamos reuniones, planes de trabajo, evaluaciones de desempeño, lo mismo con el uso de nuestro chat interno (Skype Empresarial), y el contacto vía teléfono, que se han vuelto formatos vitales para dar continuidad operacional y garantizar los servicios.
Los formatos mencionados anteriormente, han permitido no solo trabajar con los equipos y colaboradores de la Sede, sino que también con las unidades centrales de la institución, lo cual permite seguir tomando decisiones y acciones de cara a nuestro gran propósito como institución, formar personas integrales.
En el caso de nuestra sede Antonio Varas, nos tocó vivir un periodo de cuarentena total de la comuna de Providencia, cerrando la Sede y todos los servicios se enfocaron en la atención remota, reforzando nuestro contacto por plataformas digitales. De esta experiencia, comparto las buenas prácticas que hemos aplicado:
-Reuniones periódicas de equipos de trabajo: para estar en contacto, analizar e implementar las decisiones que se han tomado a nivel de Rectoría respecto a las clases y otras variables consideradas en los mail del Rector a la comunidad.
-Como Dirección nos reunimos todos los días, al menos una hora, en donde abordamos todos los temas relevantes de la institución y de la Sede.
-También dedicamos una hora diaria a reunirnos con los Directores de Carrera, para analizar e implementar las decisiones y definiciones que se toman a nivel de la Vicerrectoría Académica y desde las Escuelas.
-A su vez, cada Subdirección de la Sede mantiene de manera periódica reuniones con sus equipos, como reuniones regulares con las unidades centrales con las cuales se relacionan en el día a día.
-Tenemos un grupo de WhatsApp en conjunto con todos los líderes de equipo, con el fin de agilizar la comunicación y definiciones de carácter inmediato.
-Por plataformas de video conferencia, hemos mantenido reuniones con los docentes que dependen de cada Director y Jefe de Programa, para hacer bajadas de información y concretizar las acciones de cara a los estudiantes y al proceso de formación.
-Nos hemos reunido virtualmente con nuestros estudiantes que son Consejeros de Carrera, levantando información y haciendo bajadas las definiciones institucionales (financiamiento, académico, apoyo con las bolsas de datos, préstamos de PC, entre otras acciones).
-Potenciamos el uso de los mail de las distintas unidades de la Sede, para que sea una forma expedita para hacer consultas directas y así obtener respuestas más rápidas (lo hemos visto en gran medida en el caso del Centro de Servicios Académicos (CSA), Financiamiento, CETECOM, Punto Estudiantil).
-Traspasamos las llamadas telefónicas de la Central de la Sede al celular del Área de Comunicaciones, acción que nos ha permitido abordar un canal de contacto de estudiantes y sostenedores, canalizando las inquietudes a las unidades correspondientes.
-Semanalmente, compartimos un informe con el detalle del comportamiento de las Redes Sociales. Si bien es un canal complementario de comunicación, no podemos olvidar que nuestros alumnos se contactan por Instagram o Facebook y esto, nos ha permitido abordar dudas particulares y dar respuesta de manera transversal, mediante videos o gráficas con fechas, procesos y los datos de contacto de las diferentes áreas. Con ello, informamos y bajamos los niveles de incertidumbre o ansiedad de nuestro público digital.
Todas estas herramientas de trabajo nos han permitido mantener el foco de lo que hacemos, seguir trabajando con nuestros equipos administrativos y docentes para poder continuar con el desarrollo de los aprendizajes esperados y competencias comprometidas por las asignaturas y carreras para el cumplimiento del perfil de egreso.
Seguramente, cuando superemos esta situación, sin lugar a dudas, seremos una organización más robusta y contaremos con colaboradores con más competencias y habilidades para desempeñar nuestras funciones y cumplir con nuestros roles. Habremos desarrollado nuestra capacidad de adaptación, de tolerancia y de empatía, lo que claramente espero nos haga mejores profesionales.
A nivel institucional nos generará nuevos desafíos. Este tiempo de cambios nos demostró que somos capaces de asimilar nuevas tecnologías para desarrollar de mejor manera los procesos, nuestras funciones y generar mayor eficiencia organizacional. Este periodo cambiará nuestra cultura, seremos más innovadores y deberemos potenciar aún más la transformación digital de Duoc UC. Ahora bien, estos desafíos serán más fuertes en el área académica, en donde deberemos incorporar nuevas tecnologías y metodologías en los procesos de formación, llevándonos a potenciar el desarrollo formativo en formatos blended (semipresencial) y a distancia.
Como conclusión, es relevante para enfrentar y superar estos momentos contar con: los recursos necesarios (financieros, infraestructura, tecnología, entre otros), pero por sobre todo personas competentes, comprometidos y con ganas de adoptar estos cambios y oportunidades que nos presenta el entorno y creo que esto último, Duoc UC lo tiene con creces.
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