En la reciente reunión “Agilidad y mejora continua en nuestros procesos”, Duoc UC ha demostrado una vez más su compromiso por emprender una ruta hacia la excelencia, buscando un modelo de gestión más ágil, eficiente y centrado en las personas, sean estas estudiantes, docentes, administrativos o aliados estratégicos. Este encuentro no solo repasó avances, sino que delineó con nitidez la senda a seguir para consolidar una cultura organizacional abierta a la innovación, el diálogo permanente y la acción proactiva.
La jornada, llevada a cabo en modalidad on line el jueves 12 de diciembre, contó con expositores clave tales como el Rector Carlos Díaz, Velko Petric, María José Rojas, Ximena Sibils, Rodrigo Lagos, Gastón Ramos y Pía Valenzuela. Todos, desde su posición, contribuyeron a dibujar un panorama de acciones concretas en ámbitos tan diversos como el manejo de documentos, la incorporación de herramientas digitales, la mejora en procesos de compras y contratación, la optimización del registro académico y la gestión de desempeño de los colaboradores. Lejos de declaraciones retóricas, se mostraron resultados tangibles y metas claras, dando una sensación de realismo y firmeza a este ejercicio de reflexión colectiva.
El Rector Carlos Díaz enfatizó la relevancia de promover una organización más ágil y dinámica, capaz de responder con prontitud a las demandas de un entorno cambiante. Insistió en que la mirada ha de dirigirse tanto a nuestros estudiantes, a quienes buscamos ofrecer servicios educativos de calidad, como a nuestros colaboradores, quienes requieren procesos internos sencillos, transparentes y útiles. Su mensaje resultó claro: Una institución solo mejora si es capaz de escuchar atentamente las voces de todos sus integrantes y comunidades. Por ello, la iniciativa “Sigamos Conversando” fue uno de los pilares centrales de esta reunión, pues encarna la idea de una escucha activa, sistemática y continua. Según lo expuesto por el Director de la sede San Joaquín y Coordinador zonal, Rodrigo Lagos, esta segunda versión de “Sigamos Conversando” reunió a 2355 personas, entre estudiantes, docentes y administrativos, y permitió vislumbrar oportunidades de mejora en ámbitos claves: procesos académicos, plataformas digitales, procesos administrativos y comunicaciones internas.
Estas conversaciones, realizadas en múltiples sedes y con diferentes estamentos, aportan un diagnóstico profundo y plural. Los estudiantes señalaron la necesidad de optimizar la inscripción de asignaturas, aclarar criterios de justificación de inasistencias y mejorar la coherencia de las plataformas digitales. Por su parte, los docentes y administrativos subrayaron las oportunidades para agilizar procesos de compra, contratación y gestión documental. Todo ello refleja no solo la magnitud de los desafíos, sino también la determinación institucional de responder con soluciones concretas. De este modo, la presentación de iniciativas ya en curso —como la mejora de la plataforma de “Vivo Duoc”, la creación de un nuevo manual de compras, la estandarización de procesos en Dirección Jurídica, la optimización del portal de calificaciones y la modernización de la gestión de cuentas administrativas— dejó en evidencia que la institución no está parada frente a los retos, sino avanzando con paso firme.
En el plano de las compras y la relación con proveedores, el Vicerrector Económico y de Gestión, Velko Petric, expuso el trabajo realizado para reducir tiempos, burocracia y complejidad. Gracias a un nuevo manual de compras, la validación de proveedores y la adopción de plataformas más integradas, se espera disminuir de 45 a 31 días el tiempo promedio de todo el ciclo de compra y recepción, mejorando la eficiencia y garantizando un uso más responsable de los recursos.
Por su parte, la Dirección Jurídica, a través de la abogada Pía Valenzuela, explicó cómo se está trabajando en la automatización y simplificación del proceso de gestión de contratos. Se ha logrado reducir etapas y centralizar el acompañamiento, con la meta de acortar de 23 a 12 días o menos la tramitación de un contrato. Esto no solo libera tiempo, sino que también entrega certidumbre, transparencia y trazabilidad en un ámbito donde la seguridad jurídica y el cumplimiento normativo son esenciales.
La Dirección General de Servicios Digitales, liderada por Ximena Sibils, se abocó a mostrar cómo la digitalización de procesos permite un círculo virtuoso de mejoras. Al automatizar la creación de cuentas administrativas, integrar plataformas, brindar canales únicos de atención y consolidar tableros de control, se facilita el trabajo diario y se deja atrás la duplicidad de esfuerzos. La mejora continua es un camino en constante construcción y las métricas que hoy se obtienen —tiempos de respuesta, valoración de usuarios, trazabilidad de solicitudes— serán la base para nuevas iteraciones más avanzadas y efectivas.
En materia de gestión de desempeño, María José Rojas, Directora General de Personas, detalló un rediseño del proceso para el año 2025. De un sistema complejo y rígido, con múltiples etapas, se pasa a uno más simple, flexible y enfocado en la retroalimentación continua. Con solo tres fases principales (fijación de objetivos, evaluación final y retroalimentación), se busca que las conversaciones sobre desempeño surjan de forma más natural durante todo el año, reduciendo trámites y formularios, y privilegiando la calidad por sobre la cantidad. Así, la gestión del desempeño deja de ser un ejercicio burocrático para convertirse en un espacio de desarrollo humano y profesional.
Si algo demostró la reunión “Agilidad y mejora continua en nuestros procesos” es que la institución entiende el cambio como un ciclo permanente de escucha, acción, medición y ajuste. Ya no se trata de implementar mejoras aisladas, sino de generar un entorno cultural en el que la mejora sea parte intrínseca de la vida institucional. Estas transformaciones no son exógenas ni impuestas por una instancia superior: surgen del diálogo, la observación y la voluntad de todos de encontrar mejores caminos. El esfuerzo conjunto de las áreas, la adopción de metodologías ágiles, la automatización y digitalización de procesos, el énfasis en la comunicación y la promoción de una cultura proactiva constituyen la base de una institución robusta, preparada para enfrentar los desafíos del presente y del futuro.
Es fundamental reconocer que la agilidad no se limita a la reducción de tiempos o la simplificación de formularios. La agilidad implica una mentalidad organizacional que coloca el interés de nuestros estudiantes y colaboradores al centro, dispuesta a revisar cada engranaje y, si es preciso, reconstruirlo. Una mentalidad que entiende el error no como una falla, sino como una oportunidad para refinar el proceso, y el hallazgo de nuevos caminos no como amenaza, sino como una opción de crecimiento y consolidación.
En el mes de abril del próximo año, habrá una segunda reunión en que se presentarán las modificaciones más relevantes para incrementar la agilidad y simpleza en los procesos académicos de Duoc UC. En esto está trabajando la rectoría y la vicerrectoría académica para ofrecer a la institución propuestas cualitativas y organizacionales que harán que la actividad académica, tan esencial para la institución, dé un salto de calidad hacia el futuro, entendiendo y asumiendo que estamos en el inicio de un cambio de época, considerando los avances científicos y tecnológicos en pleno desarrollo que nos impulsa y mueve a reacciones y cambios más rápidos.
Al concluir esta reflexión, queda la certeza de que no se trata de un cierre ni de un balance final, sino de un hito más en un largo trayecto que hemos comenzado a recorrer hace 56 años. La reunión ha sido una prueba tangible de que, con dedicación, colaboración y apertura al cambio, podemos afrontar cada reto y convertirlo en una oportunidad. De esta manera, continuamos avanzando hacia un Duoc UC más ágil, eficiente y humano, capaz de generar satisfacción y orgullo a quienes lo integran y, sobre todo, el de aportar con solidez al futuro de la sociedad y las personas a las que nos debemos.
Recibamos entonces este impulso con ánimo renovado, conscientes de que la tarea continúa y de que el camino no está exento de dificultades. Es justamente en esa perseverancia, en esa intención de mejorar, de ser más creativos, innovadores y solidarios, donde reside la esencia de lo que aspiramos a ser: una institución que no solo se adapta al cambio, sino que lo impulsa y lo encauza con sabiduría y sentido de misión. Finalmente, su inspiración y sustento cristiano, nos obliga a ser fieles a nuestros talentos y a desplegarlos para lograr formar personas para una sociedad mejor.
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