Sistema de Gestión de Lecciones Aprendidas

La vida de los seres humanos enfrenta de manera permanente desafíos, amenazas y encrucijadas que accionan su inteligencia y despliegan distintas habilidades y diferentes capacidades. En la medida en que aquellas situaciones se reiteran, las reacciones o respuestas tienden a considerar situaciones ya vividas, es decir, contemplan la experiencia.

Probablemente usted, que lee esta columna, recordará aquella vez en que perdió todo el trabajo realizado en su computador pues hubo un corte de energía y no había o no estaba activada la batería del equipo. Esta dolorosa situación laboral (por la pérdida de tiempo que supone) sin duda le habrá ayudado, posteriormente, si entendió la lección: grabar periódicamente lo que está trabajando. Sin embargo, ¿existe la total seguridad de que no le volverá a ocurrir? Aprender es un verbo fácil de conjugar pero complejo de asimilar, más aun cuando las vivencias son ajenas. Por lo tanto, hablamos de aprendizaje cuando, ante una situación ya vivida, respondemos con una conducta observable de manera distinta y obtenemos resultados diferentes.

En las organizaciones permanentemente hacemos frente a situaciones cotidianas que nos presentan escenarios de aprendizaje. Las lecciones aprendidas representan en definitiva “cambios en el comportamiento personal u organizacional como resultado de aprender de la experiencia” (Young, 2014). Colegimos, entonces, que el aprendizaje conlleva un cambio y que si éste no existe el primero tampoco se produjo.

Un sistema de gestión de lecciones aprendidas requerirá de al menos tres pasos: identificación, acción e institucionalización. Cuando revisamos alguna actividad desarrollada, lo que estamos haciendo es buscar diferencias entre lo proyectado y lo acontecido. Estas pueden superar lo esperado (positivas) o no alcanzar los niveles previamente definidos (negativas). El asunto está en las explicaciones que podemos dar a los resultados obtenidos a fin de volver a alcanzar buenos éxitos o evitar dificultades futuras. En esta etapa, por tanto, arribamos a “lecciones identificadas” donde nos encaminaremos a cómo hacer, cómo hacer mejor o cómo no hacer alguna acción determinada; por lo tanto, si validamos la lección y pasamos a la acción nos estamos enfocando hacia el mejoramiento de los procesos y/o de las prácticas. Esta segunda etapa podemos leerla como el aprendizaje de una experiencia. Finalmente, la institucionalización es el aporte que se le hace a la organización de las prácticas mejoradas; la difusión de éstas en los ámbitos de las personas implicadas y la garantía de que ellas sean adoptadas en el quehacer de la entidad. Es decir, un sistema de lecciones aprendidas debe asignar acciones para el cambio y ser capaz de hacer un seguimiento hasta que sea integrado y pertenezca al desarrollo interno.

Una de las principales lecciones aprendidas que podría impactar en nuestra institución se refiere directamente a la capacidad de reflexión sobre lo que hacemos, cómo lo hacemos y por qué lo desarrollamos. Reconociendo que el contexto natural de actuación del ámbito técnico profesional está centrado en el quehacer práctico, no debemos desdeñar la reflexión, el análisis y la deliberación en función de las actividades que efectuamos. Si revisamos los distintos procesos que utilizamos para alcanzar determinados resultados, si dedicamos tiempo a la reflexión del conjunto de actos que implicados, vamos a presenciar una variedad de caminos de aprendizaje. Contrariamente a lo que se cree en la mayoría de las organizaciones las lecciones no se aprenden necesariamente, por transmisión, lectura o comprensión: las lecciones se aprenden de manera más segura cuando se actúa de forma diferente al ocurrir un suceso conocido.

Por mi parte, cierro esta lección diciéndole al lector que he ido grabando este trabajo, en la memoria del computador, periódicamente. He mejorado una práctica en beneficio propio y de la institución.

Sebastián Sánchez Díaz

Coordinador Observatorio Duoc UC